Sähköinen arkistointi ja maaomaisuuden hallinta
Tuomaala, Eila (2012)
Tuomaala, Eila
Rovaniemen ammattikorkeakoulu Lapin ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203012723
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203012723
Tiivistelmä
Oulun kaupungin teknisen keskuksen lukuisat sopimusasiakirjat ja kauppakirjat on arkistoitu suurelta osin vain paperimuodossa uuden virastotalon lukittuun arkistotilaan. Kesällä 2009 teknisessä keskuksessa aloitettiin projekti em. sopimusasiakirjojen saattamiseksi sähköiseen muotoon ja tätä projektia ehdotettiin minulle opinnäytetyöni aiheeksi. Työn tilaajana oli tontit ja asuminen -yksikkö.
Työn tavoitteena oli luoda esitys toimintatavasta, jolla dokumentit sähköistetään ja jolla niiden sisältämää tietoa voidaan hallita sähköisesti vuoteen 2013 mennessä. Maaomaisuuden hallintaan liittyvä tieto tulisi olla tehok-kaammin hyödynnettävissä muun muassa strategisia tarpeita varten. Asiakirja-aineiston sähköistäminen hyödyttäisi osaltaan myös koko kaupunkikonsernia koskevan dokumentinhallintajärjestelmän kehittämistä ja loisi kanavan kohti sähköistä asiointia.
Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena perehtymällä asiakirjahallintoon ja sähköisen asiointiin liittyvään kirjallisuuteen ja julkaisuihin sekä
lainsäädäntöön. Kirjallisuuden ohella internet toimi oivallisena tiedon lähteenä. Projektiin sisältyi myös maa ja mittauksen henkilöstölle tehty kysely sähköistettävän asiakirja-aineiston nykyisestä käytöstä ja tulevaisuuden toiveista ja tarpeista.
Työn tuloksena saatiin laadittua toimintamalliesitys tontit ja asuminen -yksikön sopimusasiakirjojen digitalisointiin. Sähköistäminen nopeuttaa asiakirjojen käytettävyyttä, sillä niitä ei enää erikseen tarvitse hakea kellarissa sijaitsevasta arkistotilasta. Myös erilaisten tilastotietojen tuottaminen ja hyödyntäminen koko kaupunkikonsernin toiminnan ja päätöksenteon tukena helpottuu, kun asiakirjallinen tieto on käytettävissä sähköisessä muodossa.
Työn yhteydessä henkilöstölle suoritetussa kyselyssä tarve sähköiseen asianhallintaan todettiin ilmeiseksi, mutta sen eteneminen on sidoksissa koko kaupunkikonsernin asianhallintajärjestelmän kehittämishankkeeseen. Lisäksi kysely paljasti henkilökunnan koulutustarpeen maaomaisuusrekisterin hyödyntämismahdollisuuksiin itse kunkin omassa työssä.
Työn tavoitteena oli luoda esitys toimintatavasta, jolla dokumentit sähköistetään ja jolla niiden sisältämää tietoa voidaan hallita sähköisesti vuoteen 2013 mennessä. Maaomaisuuden hallintaan liittyvä tieto tulisi olla tehok-kaammin hyödynnettävissä muun muassa strategisia tarpeita varten. Asiakirja-aineiston sähköistäminen hyödyttäisi osaltaan myös koko kaupunkikonsernia koskevan dokumentinhallintajärjestelmän kehittämistä ja loisi kanavan kohti sähköistä asiointia.
Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena perehtymällä asiakirjahallintoon ja sähköisen asiointiin liittyvään kirjallisuuteen ja julkaisuihin sekä
lainsäädäntöön. Kirjallisuuden ohella internet toimi oivallisena tiedon lähteenä. Projektiin sisältyi myös maa ja mittauksen henkilöstölle tehty kysely sähköistettävän asiakirja-aineiston nykyisestä käytöstä ja tulevaisuuden toiveista ja tarpeista.
Työn tuloksena saatiin laadittua toimintamalliesitys tontit ja asuminen -yksikön sopimusasiakirjojen digitalisointiin. Sähköistäminen nopeuttaa asiakirjojen käytettävyyttä, sillä niitä ei enää erikseen tarvitse hakea kellarissa sijaitsevasta arkistotilasta. Myös erilaisten tilastotietojen tuottaminen ja hyödyntäminen koko kaupunkikonsernin toiminnan ja päätöksenteon tukena helpottuu, kun asiakirjallinen tieto on käytettävissä sähköisessä muodossa.
Työn yhteydessä henkilöstölle suoritetussa kyselyssä tarve sähköiseen asianhallintaan todettiin ilmeiseksi, mutta sen eteneminen on sidoksissa koko kaupunkikonsernin asianhallintajärjestelmän kehittämishankkeeseen. Lisäksi kysely paljasti henkilökunnan koulutustarpeen maaomaisuusrekisterin hyödyntämismahdollisuuksiin itse kunkin omassa työssä.