Ohjekirja Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin
Niemelä, Laura (2011)
Niemelä, Laura
Kajaanin ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112916183
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112916183
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli ohjekirjan tekeminen Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin. Ohjekirja tehtiin Visma Nova palkkahallinto- ja laskutusohjelmistoon. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Kaibest Oy. Ohjekirja on opinnäytetyön liitteenä.
Kaibest Oy on henkilöstönvuokrausyritys. Yritys on perustettu vuonna 1991 ja sillä on kuusi toimipistettä Suomessa. Kajaanissa hoidetaan yrityksen laskutus ja palkkahallinto.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui kahdesta eri aihealueesta: palkkahallinnosta ja laskutuksesta, jotka liittyvät yrityksen toiminnassa kiinteästi yhteen. Lisäksi viitekehykseen kuului ohjekirjan kirjoittamiseen liittyviä asioita.
Ohjekirjasta ei tullut kaikenkattavaa ohjetta Visma Nova ohjelmistolle, vaan se rajattiin käsittelemään Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin kuuluvia toimintoja. Ohjekirjasta tehtiin paperinen versio kansioon laitettuna. Ohjekirjaan tuli sisällysluettelo, joka helpottaa ohjekirjan käyttöä, sekä paljon työpöytäkuvakkeita, joita selitettiin muutamilla lyhyillä lauseilla. Ohjekirjaan tuli ohjeita muun muassa seuraavista toiminnoista: verkkolaskun muodostaminen ja lähetys, palkanmaksuaineiston muodostaminen ja lähetys, palkkaerittelyjen lähetys ja suoritusten kirjaaminen laskutusohjelmaan.
Ohjekirjan laatiminen oli haastavaa, mutta onnistui hyvin. Ohjekirjasta tuli toimeksiantajan toiveiden mukainen ja ohjekirja oli yritykselle hyvin tarpeellinen.
Kaibest Oy on henkilöstönvuokrausyritys. Yritys on perustettu vuonna 1991 ja sillä on kuusi toimipistettä Suomessa. Kajaanissa hoidetaan yrityksen laskutus ja palkkahallinto.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui kahdesta eri aihealueesta: palkkahallinnosta ja laskutuksesta, jotka liittyvät yrityksen toiminnassa kiinteästi yhteen. Lisäksi viitekehykseen kuului ohjekirjan kirjoittamiseen liittyviä asioita.
Ohjekirjasta ei tullut kaikenkattavaa ohjetta Visma Nova ohjelmistolle, vaan se rajattiin käsittelemään Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin kuuluvia toimintoja. Ohjekirjasta tehtiin paperinen versio kansioon laitettuna. Ohjekirjaan tuli sisällysluettelo, joka helpottaa ohjekirjan käyttöä, sekä paljon työpöytäkuvakkeita, joita selitettiin muutamilla lyhyillä lauseilla. Ohjekirjaan tuli ohjeita muun muassa seuraavista toiminnoista: verkkolaskun muodostaminen ja lähetys, palkanmaksuaineiston muodostaminen ja lähetys, palkkaerittelyjen lähetys ja suoritusten kirjaaminen laskutusohjelmaan.
Ohjekirjan laatiminen oli haastavaa, mutta onnistui hyvin. Ohjekirjasta tuli toimeksiantajan toiveiden mukainen ja ohjekirja oli yritykselle hyvin tarpeellinen.