Hankintatoimen kehittäminen : ostolaskukäsittely
Aronen, Asko (2011)
Aronen, Asko
Hämeen ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011090612888
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011090612888
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Kolmeks Oy:n hankintatoimen konkreettiset kehittämiskohteet. Tiedettiin jo, että haluttiin tehdä uudistuksia hankintatoimessa ja varastohallinnassa. Kehitysvaihtoehdoista haluttiin valita sellaiset, jotka olivat realistisia ja jo ulkoisten kumppaneiden käytössä. Tavoitteena oli etsiä menetelmiä, joiden käyttöä voidaan laajentaa myöhemmin muussakin toiminnassa. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tapaustutkimus. Empiirinen tieto hankittiin perehtymällä yrityksen hankintaprosessiin ja sen ongelmakohtiin.
Työssä perehdyttiin toiminnan prosesseihin, jotta saatiin riittävä kuva kehitystarpeista. Erilaisiin toimintoihin liittyvää kirjallisuutta kerättiin ja niistä pyrittiin etsimään osia, jotka tukevat toimintojen kehittämistä. Osto- ja hankintatoimi on merkittävä osa muuta yrityksen toimintaa. Kirjallisuuden aihepiirejä olivat materiaalihallintoon, teollisuustalouteen, logistiikkaan, liiketalouteen, taloushallintoon ja prosessien johtamiseen liittyvä kirjallisuus. Toiminnan tuntemuksen osalta hyödynnettiin organisaation henkilöstön tietoa, kiinnostuksen kohteita ja tulevaisuuden näkemyksiä.
Työ rajattiin eri vaihtoehtojen tutkimisen jälkeen ostolaskujen käsittelyn kehittämiseen. Todettiin, että aikaa ja vaivaa käytettiin liian paljon lasku-käsittelyyn. Virhemahdollisuus eri vaiheissa oli myös olemassa. Erityiseksi kehittämiskohteeksi valittiin ostolaskujen kierrätyksen automatisoinnin lisääminen järjestelmää vaihtamalla. Olemassa oleva ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ei mahdollistanut muutosta. Kehitystyö oli järjestelmän käyttöönottoprojekti.
Tuloksena saatiin kerättyä mahdolliset kehitysalueet ja -kohteet tulevaisuutta ajatellen. Toisena tuloksena oli ohjelmistoprojektin läpivieminen ja siinä koetut haasteet. Suurimpana ongelmana oli aikataulun pettäminen. Samalla todettiin, että on asioita, joita ei voi ottaa huomioon tai pitäisi ennakoida paremmin. Jatkoa ajatellen tämä työ helpottaa uusien kehityskohteiden tunnistamista ja erityisesti uusien ohjelmistotoimitusten määrittelyä entistä tarkemmin, niin että ohjelmistot osataan vaatia valmiiksi testattuina ennen käyttökoulutusta.
Työssä perehdyttiin toiminnan prosesseihin, jotta saatiin riittävä kuva kehitystarpeista. Erilaisiin toimintoihin liittyvää kirjallisuutta kerättiin ja niistä pyrittiin etsimään osia, jotka tukevat toimintojen kehittämistä. Osto- ja hankintatoimi on merkittävä osa muuta yrityksen toimintaa. Kirjallisuuden aihepiirejä olivat materiaalihallintoon, teollisuustalouteen, logistiikkaan, liiketalouteen, taloushallintoon ja prosessien johtamiseen liittyvä kirjallisuus. Toiminnan tuntemuksen osalta hyödynnettiin organisaation henkilöstön tietoa, kiinnostuksen kohteita ja tulevaisuuden näkemyksiä.
Työ rajattiin eri vaihtoehtojen tutkimisen jälkeen ostolaskujen käsittelyn kehittämiseen. Todettiin, että aikaa ja vaivaa käytettiin liian paljon lasku-käsittelyyn. Virhemahdollisuus eri vaiheissa oli myös olemassa. Erityiseksi kehittämiskohteeksi valittiin ostolaskujen kierrätyksen automatisoinnin lisääminen järjestelmää vaihtamalla. Olemassa oleva ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ei mahdollistanut muutosta. Kehitystyö oli järjestelmän käyttöönottoprojekti.
Tuloksena saatiin kerättyä mahdolliset kehitysalueet ja -kohteet tulevaisuutta ajatellen. Toisena tuloksena oli ohjelmistoprojektin läpivieminen ja siinä koetut haasteet. Suurimpana ongelmana oli aikataulun pettäminen. Samalla todettiin, että on asioita, joita ei voi ottaa huomioon tai pitäisi ennakoida paremmin. Jatkoa ajatellen tämä työ helpottaa uusien kehityskohteiden tunnistamista ja erityisesti uusien ohjelmistotoimitusten määrittelyä entistä tarkemmin, niin että ohjelmistot osataan vaatia valmiiksi testattuina ennen käyttökoulutusta.