Taustatutkimus intranetin kehittämiseen Case Mondi Lohja Oy
Majamaa, Olli (2011)
Majamaa, Olli
Laurea-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105259636
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105259636
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on intranetin kehittämisen taustoja kartoittavaa tutkimus. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää Mondi Lohja Oy:n henkilöstön mielipiteitä liittyen yrityksen nykyiseen intranetiin. Tämän työn aihepiiriä lähestyttiin sekä sisäisen viestinnän että intranetiin liittyvän teoria- ja tutkimustiedon avulla. Työn lopullisena tavoitteena oli toimia yrityksessä intranetin kehittämistä tukevana viitekehyksenä, joka antaa ympäristön suunnittelijoille heidän tarvitsemansa taustatiedon, jota he voivat hyödyntää kehittämisprojektissa. Tutkimus tehtiin Mondi Lohja Oy:n toimeksiannosta.
Mondi Lohja Oy:n nykyinen intranet on ollut yrityksessä käytössä jo lähes kymmenen vuotta. Se on tekniikaltaan vanhentunut eikä sen käyttöä ole lanseerauksen jälkeen ikinä tutkittu. Kohdeyrityksessä oli käynnissä tietojärjestelmien kehittämisprojekti, jonka yhtenä osana oli uuden intranetin rakentaminen. Uuden intranetin tuli olla henkilöstöä paremmin palveleva ja nykyaikainen sisäinen verkkoympäristö. Uuden intranetin kehittäminen vaatii tietoa siitä, millaisena loppukäyttäjät kokevat nykyisen intranetin. Ilman kattavaa tietoa henkilöstöltä saatetaan kehittää portaali, joka ei palvele yrityksen henkilöstöä toivotulla tavalla. Tutkimuksen tavoitteena oli saada konkreettista tietoa siitä, millaiseen käyttötarkoitukseen henkilöstö intranetiä tarvitsee. Tämän lisäksi tavoitteena oli kerätä aineistoa, josta käy ilmi, millaisia sisältö- ja viestintäratkaisuja henkilöstö käyttää nykyisessä intranetissä.
Kyselytutkimus suoritettiin web-kyselynä Mondi Lohja Oy:n sisäisessä verkossa. Kyselystä tiedotettiin koko henkilöstöä sekä nykyisessä intranetissä että sähköpostilla. Kyselyn avulla voitiin tunnistaa henkilöstön tarpeet, käyttötottumukset ja mieltymykset liittyen Mondi Lohja Oy:n nykyiseen intranetiin. Ennen työn tutkimusosiota käydään läpi aihepiirin teoriatietoa. Ensimmäisessä osiossa käsitellään organisaation sisäistä viestintää nykypäivänä. Tässä osiossa käsitellään sisäistä viestintää yleisesti, nykypäivän sisäisen työyhteisöviestinnän kanavia sekä verkkoviestintää. Tämän jälkeen kerrotaan intranetiin ja sen kehittämiseen liittyvää teoria-aineistoa. Tässä osiossa pureudutaan intranetin teoriaan yleisellä tasolla, mietitään, millainen merkitys sillä on sisäiselle viestinnälle sekä millaisia strategioita on intranetin kehittämisessä.
Mondi Lohja Oy:n nykyistä intranetiä käsittelevästä kyselytutkimuksesta saatiin selkeä kuva siitä, millaisena henkilöstö kokee nykyisen intranetin. Tuloksista kävi ilmi, että kohdeyrityksen henkilöstö kokee intranetin ensisijaisesti sisäisen viestinnän välineeksi. Tuloksista kävi niin ikään ilmi, että henkilöstö koki intranetin jokapäiväisessä työssään hyödylliseksi välineeksi, mutta kritisoi sisällön huonoa ajantasaisuutta sekä tiedon hakua. Näiden kritiikin kohteiden parantamiseksi työn lopussa esitellään kehitysideoita, joiden kautta uudesta intranetistä saadaan kehitettyä henkilöstöä paremmin palveleva kokonaisuus. Yhtenä kehitysideana esitellään muun muassa intranetin yhteyteen kehitettävä henkilöstön keskustelufoorumi.
Mondi Lohja Oy:n nykyinen intranet on ollut yrityksessä käytössä jo lähes kymmenen vuotta. Se on tekniikaltaan vanhentunut eikä sen käyttöä ole lanseerauksen jälkeen ikinä tutkittu. Kohdeyrityksessä oli käynnissä tietojärjestelmien kehittämisprojekti, jonka yhtenä osana oli uuden intranetin rakentaminen. Uuden intranetin tuli olla henkilöstöä paremmin palveleva ja nykyaikainen sisäinen verkkoympäristö. Uuden intranetin kehittäminen vaatii tietoa siitä, millaisena loppukäyttäjät kokevat nykyisen intranetin. Ilman kattavaa tietoa henkilöstöltä saatetaan kehittää portaali, joka ei palvele yrityksen henkilöstöä toivotulla tavalla. Tutkimuksen tavoitteena oli saada konkreettista tietoa siitä, millaiseen käyttötarkoitukseen henkilöstö intranetiä tarvitsee. Tämän lisäksi tavoitteena oli kerätä aineistoa, josta käy ilmi, millaisia sisältö- ja viestintäratkaisuja henkilöstö käyttää nykyisessä intranetissä.
Kyselytutkimus suoritettiin web-kyselynä Mondi Lohja Oy:n sisäisessä verkossa. Kyselystä tiedotettiin koko henkilöstöä sekä nykyisessä intranetissä että sähköpostilla. Kyselyn avulla voitiin tunnistaa henkilöstön tarpeet, käyttötottumukset ja mieltymykset liittyen Mondi Lohja Oy:n nykyiseen intranetiin. Ennen työn tutkimusosiota käydään läpi aihepiirin teoriatietoa. Ensimmäisessä osiossa käsitellään organisaation sisäistä viestintää nykypäivänä. Tässä osiossa käsitellään sisäistä viestintää yleisesti, nykypäivän sisäisen työyhteisöviestinnän kanavia sekä verkkoviestintää. Tämän jälkeen kerrotaan intranetiin ja sen kehittämiseen liittyvää teoria-aineistoa. Tässä osiossa pureudutaan intranetin teoriaan yleisellä tasolla, mietitään, millainen merkitys sillä on sisäiselle viestinnälle sekä millaisia strategioita on intranetin kehittämisessä.
Mondi Lohja Oy:n nykyistä intranetiä käsittelevästä kyselytutkimuksesta saatiin selkeä kuva siitä, millaisena henkilöstö kokee nykyisen intranetin. Tuloksista kävi ilmi, että kohdeyrityksen henkilöstö kokee intranetin ensisijaisesti sisäisen viestinnän välineeksi. Tuloksista kävi niin ikään ilmi, että henkilöstö koki intranetin jokapäiväisessä työssään hyödylliseksi välineeksi, mutta kritisoi sisällön huonoa ajantasaisuutta sekä tiedon hakua. Näiden kritiikin kohteiden parantamiseksi työn lopussa esitellään kehitysideoita, joiden kautta uudesta intranetistä saadaan kehitettyä henkilöstöä paremmin palveleva kokonaisuus. Yhtenä kehitysideana esitellään muun muassa intranetin yhteyteen kehitettävä henkilöstön keskustelufoorumi.