Asiakirjojen hallintajärjestelmän hankintaprosessi : Case: Teknoware Oy
Sollo, Milla (2011)
Sollo, Milla
Lahden ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201104285177
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201104285177
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tehty case-yrityksen, Teknoware Oy:n toiveesta tehostaa yrityksen sopimusten hallintaa. Case-yrityksen sopimukset ovat olleet arkistossa pelkästään paperimuodossa. Sopimusten määrän ja kysynnän lisääntyessä sähköinen sopimusten hallinta on tullut ajankohtaiseksi. Opinnäytetyön tavoitteena on parantaa case-yrityksen sopimusten hallintaa ja toteuttaa siihen tarkoitetun järjestelmän hankinta onnistuneesti.
Opinnäytetyön teoreettisen viitekehys muodostuu asiakirjojen sähköisestä hallinnasta ja tietojärjestelmän hankintaprosessin eri vaiheista. Teoriaosuuden tiedot on kuvattu yleisellä tasolla, joten niistä voivat hyötyä myös muut yritykset. Teoriaosuuden lähdeaineisto kerättiin alan kirjallisuudesta, artikkeleista ja Internetistä.
Työn empiirisessä osiossa perehdyttiin case-yrityksen tietojärjestelmän hankintaan. Hankittu tietojärjestelmä oli asiakirjojen hallintajärjestelmä. Ennen järjestelmän hankintaa selvitettiin yrityksen sopimusten hallinnan nykytilaa sekä järjestelmälle toivottuja vaatimuksia. Tutkimuksen luonne on kvalitatiivinen eli laadullinen. Tutkimus toteutettiin haastatteluin case-yrityksen henkilöstölle. Työn empiria on koottu haastatteluista, palavereista, keskusteluista ja havainnoinneista.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi case-yritykselle onnistunut järjestelmän käyttöönotto, henkilöstön koulutus ja käyttöopas. Oppaan liitteeksi laadittiin myös ohje sopimusten yhtenäiseen tallentamiseen. Koulutusten ja käyttöoppaan avulla järjestelmän käyttäjillä tulee olemaan matalampi kynnys käyttää heille uutta järjestelmää.
Opinnäytetyön teoreettisen viitekehys muodostuu asiakirjojen sähköisestä hallinnasta ja tietojärjestelmän hankintaprosessin eri vaiheista. Teoriaosuuden tiedot on kuvattu yleisellä tasolla, joten niistä voivat hyötyä myös muut yritykset. Teoriaosuuden lähdeaineisto kerättiin alan kirjallisuudesta, artikkeleista ja Internetistä.
Työn empiirisessä osiossa perehdyttiin case-yrityksen tietojärjestelmän hankintaan. Hankittu tietojärjestelmä oli asiakirjojen hallintajärjestelmä. Ennen järjestelmän hankintaa selvitettiin yrityksen sopimusten hallinnan nykytilaa sekä järjestelmälle toivottuja vaatimuksia. Tutkimuksen luonne on kvalitatiivinen eli laadullinen. Tutkimus toteutettiin haastatteluin case-yrityksen henkilöstölle. Työn empiria on koottu haastatteluista, palavereista, keskusteluista ja havainnoinneista.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyi case-yritykselle onnistunut järjestelmän käyttöönotto, henkilöstön koulutus ja käyttöopas. Oppaan liitteeksi laadittiin myös ohje sopimusten yhtenäiseen tallentamiseen. Koulutusten ja käyttöoppaan avulla järjestelmän käyttäjillä tulee olemaan matalampi kynnys käyttää heille uutta järjestelmää.