Dokumentinhallinta pk-yrityksessä
Viitala, Miika (2011)
Viitala, Miika
Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201104264831
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201104264831
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää pk-yritysten tarpeet dokumentinhallinnan suhteen sekä selvittää, mitä varteenotettavia dokumentinhallintajärjestelmiä on tarjolla. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Kosila Digimedia.
Nykytilanne pk-yrityksissä selvitettiin haastattelemalla 10:tä eri toimialan yritystä puhelimitse. Haastattelun yhteydessä selvitettiin dokumentinhallinnan nykytila yrityksissä sekä mahdolliset parannustarpeet.
Saatavilla olevia dokumentinhallintajärjestelmiä etsittiin Internetin välityksellä. Tarjolla olevista järjestelmistä valittiin neljä, SharePoint, M-Files, Therefore sekä Alfresco, tarkempaan käsittelyyn. Järjestelmien käsittelyssä keskityttiin pääasiassa dokumentinhallintaominaisuuksien käsittelyyn.
Työn lopuksi toteutettiin M-Files-järjestelmällä demoympäristö, jonka avulla voidaan esitellä järjestelmän toimintaa asiakkaille. Kosila Digimedia alkaa myös tarjota dokumentinhallintaratkaisuja asiakkaille käyttäen M-Files-järjestelmää.
Työstä selviää, että dokumentinhallintaan ei juurikaan ole panostettu pk-yrityksissä. Lähes kaikissa yrityksissä, joissa ei ole käytössä dokumentinhallintajärjestelmää, joudutaan kamppailemaan tiettyjen yleisten ongelmien kanssa. Yhtä kaikille sopivaa järjestelmää ei kuitenkaan ole, joten valinta joudutaan tekemään yrityskohtaisesti, yrityksen tarpeisiin
pohjautuen.
Nykytilanne pk-yrityksissä selvitettiin haastattelemalla 10:tä eri toimialan yritystä puhelimitse. Haastattelun yhteydessä selvitettiin dokumentinhallinnan nykytila yrityksissä sekä mahdolliset parannustarpeet.
Saatavilla olevia dokumentinhallintajärjestelmiä etsittiin Internetin välityksellä. Tarjolla olevista järjestelmistä valittiin neljä, SharePoint, M-Files, Therefore sekä Alfresco, tarkempaan käsittelyyn. Järjestelmien käsittelyssä keskityttiin pääasiassa dokumentinhallintaominaisuuksien käsittelyyn.
Työn lopuksi toteutettiin M-Files-järjestelmällä demoympäristö, jonka avulla voidaan esitellä järjestelmän toimintaa asiakkaille. Kosila Digimedia alkaa myös tarjota dokumentinhallintaratkaisuja asiakkaille käyttäen M-Files-järjestelmää.
Työstä selviää, että dokumentinhallintaan ei juurikaan ole panostettu pk-yrityksissä. Lähes kaikissa yrityksissä, joissa ei ole käytössä dokumentinhallintajärjestelmää, joudutaan kamppailemaan tiettyjen yleisten ongelmien kanssa. Yhtä kaikille sopivaa järjestelmää ei kuitenkaan ole, joten valinta joudutaan tekemään yrityskohtaisesti, yrityksen tarpeisiin
pohjautuen.