Myyntilaskujen sähköistäminen ja sähköinen arkistointi - Case Marmorikynttilä Oy
Rytkönen, Tia (2010)
Rytkönen, Tia
Laurea-ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010121017843
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010121017843
Tiivistelmä
Taloushallinnon sähköistäminen on kasvava trendi, ja sen kehitys on jatkunut läpi 2000-luvun, vaikkakin ennustettua hitaampana. Useat asiantuntijat ovat sitä mieltä, että paperilaskulla ei ole tulevaisuutta, ja että verkkolaskutus on ennen pitkää arkipäivää kaikissa yrityksissä koosta riippumatta. On väläytetty jopa pakottamista keinona verkkolaskutukseen siirtymiselle. Suurten yritysten jalanjäljissä monet pk-yritykset joutuvatkin lähes pakon sanelemina siirtymään sähköi-seen toimintamalliin vastatakseen kumppaniensa ja asiakkaidensa tarpeisiin. Moni yritys on ymmärtänyt verkkolaskutuksen hyödyt muun muassa kilpailuedun näkökulmasta. Verkkolasku-tuksen käyttöönottoon liittyy kuitenkin myös lukuisia kustannuksia ja monimutkaisia vaiheita, mikä on monen pk-yrityksen kohdalla hidastanut tai kokonaan estänyt siirtymisen.
Opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon osa-alueista myyntilaskutusta ja sen sähköistämistä. Sähköinen laskutus mahdollistaa sähköisen arkistoinnin, joka myös sisältyy käsiteltävien asioiden piiriin. Työssä selvitetään sähköiseen laskutukseen liittyvää käsitteistöä, sähköisen laskutuksen kehitystä, ongelmia ja haasteita sekä sen mukanaan tuomia hyötyjä. Case-osuudessa teoriaa sovelletaan käytäntöön, ja verkkolaskutusta pohditaan pk-sektoriin lukeutuvan, pöytäkynttilöitä valmistavan yrityksen, Marmorikynttilä Oy:n, näkökulmasta.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia Marmorikynttilä Oy:lle suunnitelma helpottamaan verkkolaskutukseen siirtymistä onnistuneesti. Tavoitteena oli selvittää, voiko yritys siirtyä lähettämään laskuja sekä sähköisesti että rinnakkain perinteisesti uuden, testattavaksi hankitun laskutusohjelmiston avulla. Ohjelmiston valmiuksien lisäksi oli tärkeää selvittää asiakkaiden tarpeet. Jo esiselvityksestä kävi ilmi, että asiakkaiden verkkolaskutusvalmiudet ja laskutustavat vaihtelivat siinä määrin, että verkkolaskutuksen testaamista voitaisiin harkita vain yhden asiakkaan kanssa kerrallaan. Verkkolaskutus tulee varmasti pitkään olemaan yrityksessä rinnakkainen laskutustapa perinteisen paperisen laskun ja pdf-laskun kanssa juuri asiakkaiden vaihtelevien vastaanottovalmiuksien takia.
Verkkolaskutusratkaisun valinta sisältää myös operaattorin, laskuja välittävän palveluntarjoajan, valinnan. Työssä verrattiin vaihtoehtoja pk-yrityksen näkökulmasta jo tehtyjen, tuoreiden, operaattorivertailututkimusten avulla. Koska monessa yhteydessä kävi ilmi, että suuret operaattoripalveluja tarjoavat yritykset tulevat liian kalliiksi pienelle yritykselle, keskityttiin työssä lähinnä pankin tarjoamiin palveluihin.
Verkkolaskutusta ei yrityksessä vielä tämän projektin aikana otettu käyttöön, vaan tuloksena syntyi tarve jatkoprojektille, uudelle suunnitelmalle ja aikataululle. Sekä itse ohjelmistoon että sen tukemaan Finvoice-verkkolaskuun kaivataan päivityksiä, mikä johtaa uuteen tarjouspyyntöön. Tässä yhteydessä yrityksen on hyvä harkita myös muita varteenotettavia ohjelmistoja. Työn lopputuloksissa ja johtopäätöksissä on listattu verkkolaskutuksen edistämiseksi tehdyt toimenpiteet sekä jatkotoimenpiteet ja kehityskohteet.
Asiasanat sähköinen laskutus, verkkolasku, myyntilaskuprosessi, sähköinen arkistointi, verkkolaskutusratkaisu
Opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon osa-alueista myyntilaskutusta ja sen sähköistämistä. Sähköinen laskutus mahdollistaa sähköisen arkistoinnin, joka myös sisältyy käsiteltävien asioiden piiriin. Työssä selvitetään sähköiseen laskutukseen liittyvää käsitteistöä, sähköisen laskutuksen kehitystä, ongelmia ja haasteita sekä sen mukanaan tuomia hyötyjä. Case-osuudessa teoriaa sovelletaan käytäntöön, ja verkkolaskutusta pohditaan pk-sektoriin lukeutuvan, pöytäkynttilöitä valmistavan yrityksen, Marmorikynttilä Oy:n, näkökulmasta.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia Marmorikynttilä Oy:lle suunnitelma helpottamaan verkkolaskutukseen siirtymistä onnistuneesti. Tavoitteena oli selvittää, voiko yritys siirtyä lähettämään laskuja sekä sähköisesti että rinnakkain perinteisesti uuden, testattavaksi hankitun laskutusohjelmiston avulla. Ohjelmiston valmiuksien lisäksi oli tärkeää selvittää asiakkaiden tarpeet. Jo esiselvityksestä kävi ilmi, että asiakkaiden verkkolaskutusvalmiudet ja laskutustavat vaihtelivat siinä määrin, että verkkolaskutuksen testaamista voitaisiin harkita vain yhden asiakkaan kanssa kerrallaan. Verkkolaskutus tulee varmasti pitkään olemaan yrityksessä rinnakkainen laskutustapa perinteisen paperisen laskun ja pdf-laskun kanssa juuri asiakkaiden vaihtelevien vastaanottovalmiuksien takia.
Verkkolaskutusratkaisun valinta sisältää myös operaattorin, laskuja välittävän palveluntarjoajan, valinnan. Työssä verrattiin vaihtoehtoja pk-yrityksen näkökulmasta jo tehtyjen, tuoreiden, operaattorivertailututkimusten avulla. Koska monessa yhteydessä kävi ilmi, että suuret operaattoripalveluja tarjoavat yritykset tulevat liian kalliiksi pienelle yritykselle, keskityttiin työssä lähinnä pankin tarjoamiin palveluihin.
Verkkolaskutusta ei yrityksessä vielä tämän projektin aikana otettu käyttöön, vaan tuloksena syntyi tarve jatkoprojektille, uudelle suunnitelmalle ja aikataululle. Sekä itse ohjelmistoon että sen tukemaan Finvoice-verkkolaskuun kaivataan päivityksiä, mikä johtaa uuteen tarjouspyyntöön. Tässä yhteydessä yrityksen on hyvä harkita myös muita varteenotettavia ohjelmistoja. Työn lopputuloksissa ja johtopäätöksissä on listattu verkkolaskutuksen edistämiseksi tehdyt toimenpiteet sekä jatkotoimenpiteet ja kehityskohteet.
Asiasanat sähköinen laskutus, verkkolasku, myyntilaskuprosessi, sähköinen arkistointi, verkkolaskutusratkaisu