Prosessilähtöisen dokumenttienhallinnan kehittäminen kuntaorganisaatiossa
Laitinen-Kela, Tarja (2010)
Laitinen-Kela, Tarja
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010120717379
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010120717379
Tiivistelmä
Julkisen hallinnon tavoitteena on, että tieto on käytettävissä sähköisissä prosesseissa. Sähköisiä prosesseja varten tarvitaan tietojärjestelmiä, jotka ovat toisiinsa integroidut. Kyseessä olevassa organisaatiossa ei ole dokumenttienhallintajärjestelmää, joka mahdollistaisi sähköisissä prosesseissa syntyvien sähköisten dokumenttien koko elinkaaren hallinnan sähköisesti. Tämän kehittämistehtävän tavoitteena oli laatia dokumenttienhallinnan kehittämissuunnitelma Oulun kaupungille.
Tietoperustana kehittämissuunnitelmassa oli asiakirjahallinta. Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksen lähestymistapaa noudattaen tutkimuksellisena kehittämistehtävänä. Tuloksena oli dokumenttienhallinnan kehittämissuunnitelma. Kehittämismenetelminä käytettiin työryhmätyöskentelyä, benchmarkingia, soveltaen Learning Cafe -menetelmää ja SWOT-analyysia. Opinnäytetyön raportti laadittiin oivalluttavalla vetoketjumallilla, jossa teoria ja empiria keskustelevat keskenään. Empiria kerättiin työryhmätyöskentelystä, kyselyiden tuloksista sekä työryhmäjäsenten haastatteluista. Kehittämistehtävä vastaa kysymyksiin: 1. Miksi sähköinen dokumenttienhallinta tulisi toteuttaa? 2. Mitkä ovat asiakirjahallinnan vaatimukset sähköisen dokumenttienhallinnan toteutuksessa? 2.1 Mitä lainsäädännön vaatimuksia ja muita määräyksiä tulee ottaa huomioon? 2.2 Mitkä ovat organisaation tarpeet? 2.3 Mitkä ovat ensisijaisia tarpeita? 3. Miten sähköinen dokumenttienhallinta tulee toteuttaa ja vaiheistaa organisaatiossa?
Tällä hetkellä organisaatiossa ei voida pitkäaikaisesti säilytettäviä dokumentteja säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa, vaan ne on arkistointia varten tulostettava paperille. Dokumenttien julkaisu useassa julkaisukanavassa yhtenä dokumenttina on tällä hetkellä mahdotonta ja sama dokumentti monistuu useaksi erilliseksi dokumentiksi. Jotta dokumenttien käytettävyys ja eheysvaatimukset toteutuisivat, organisaatioon tulee hankkia sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä, jonka dokumentteja hallitaan tiedonohjausjärjestelmästä saatavien metatietojen avulla. Tällöin dokumentin elinkaari voidaan hallita sähköisesti sen elinkaaren ajan mahdollisimman automatisoidusti sekä dokumenttien pitkäaikainen tai pysyvä säilytys sähköisessä muodossa on mahdollista myöhemmässä vaiheessa. Tiedonohjauksen vaatimus pitkäaikaissäilytyksessä määritellään arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksellä sekä SÄHKE2:een pohjautuvassa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen JHS176 suosituksella. Julkisuus-laissa säädetään hyvästä tiedonhallintatavasta ja hallintolaissa hyvästä hallintotavasta. Tiedonohjaus-suunnitelmilla ja määräysten mukaisella tiedonhallinnalla toteutetaan hyvää tiedonhallinta- ja hallintotapaa. Käytettävyyden ja osaamisen johtamisen näkökulmasta projektidokumentit olisi hallittava dokumenttien-hallintajärjestelmän avulla. Organisaation keskeisimpiä dokumentteja ovat päätöksenteon asiakirjat sopimuksineen. Näihin liittyy juridisia vaatimuksia, joten päätöksenteon asiakirjat sekä sopimukset asiakirjatyyppeinä ovat niitä, jotka tulisi ensimmäisenä saada dokumenttienhallintajärjestelmän avulla hallittavaksi. Vaiheistus tulee toteuttaa asiakirjatyypeittäin sekä prosesseittain. Keinoina muutosjohtamiselle ovat käytön tuki, perehdytys, koulutus ja asiantuntijaverkoston konsultaatio. Kehittämissuunnitelma toimii raamina dokumenttienhallintajärjestelmän vaatimusmäärittelyä laadittaessa ja projektia vaiheistettaessa. Kehittämissuunnitelmassa on annettu suositukset, miten dokumenttienhallinta Oulun kaupungissa tulisi toteuttaa.
Tietoperustana kehittämissuunnitelmassa oli asiakirjahallinta. Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksen lähestymistapaa noudattaen tutkimuksellisena kehittämistehtävänä. Tuloksena oli dokumenttienhallinnan kehittämissuunnitelma. Kehittämismenetelminä käytettiin työryhmätyöskentelyä, benchmarkingia, soveltaen Learning Cafe -menetelmää ja SWOT-analyysia. Opinnäytetyön raportti laadittiin oivalluttavalla vetoketjumallilla, jossa teoria ja empiria keskustelevat keskenään. Empiria kerättiin työryhmätyöskentelystä, kyselyiden tuloksista sekä työryhmäjäsenten haastatteluista. Kehittämistehtävä vastaa kysymyksiin: 1. Miksi sähköinen dokumenttienhallinta tulisi toteuttaa? 2. Mitkä ovat asiakirjahallinnan vaatimukset sähköisen dokumenttienhallinnan toteutuksessa? 2.1 Mitä lainsäädännön vaatimuksia ja muita määräyksiä tulee ottaa huomioon? 2.2 Mitkä ovat organisaation tarpeet? 2.3 Mitkä ovat ensisijaisia tarpeita? 3. Miten sähköinen dokumenttienhallinta tulee toteuttaa ja vaiheistaa organisaatiossa?
Tällä hetkellä organisaatiossa ei voida pitkäaikaisesti säilytettäviä dokumentteja säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa, vaan ne on arkistointia varten tulostettava paperille. Dokumenttien julkaisu useassa julkaisukanavassa yhtenä dokumenttina on tällä hetkellä mahdotonta ja sama dokumentti monistuu useaksi erilliseksi dokumentiksi. Jotta dokumenttien käytettävyys ja eheysvaatimukset toteutuisivat, organisaatioon tulee hankkia sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä, jonka dokumentteja hallitaan tiedonohjausjärjestelmästä saatavien metatietojen avulla. Tällöin dokumentin elinkaari voidaan hallita sähköisesti sen elinkaaren ajan mahdollisimman automatisoidusti sekä dokumenttien pitkäaikainen tai pysyvä säilytys sähköisessä muodossa on mahdollista myöhemmässä vaiheessa. Tiedonohjauksen vaatimus pitkäaikaissäilytyksessä määritellään arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksellä sekä SÄHKE2:een pohjautuvassa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen JHS176 suosituksella. Julkisuus-laissa säädetään hyvästä tiedonhallintatavasta ja hallintolaissa hyvästä hallintotavasta. Tiedonohjaus-suunnitelmilla ja määräysten mukaisella tiedonhallinnalla toteutetaan hyvää tiedonhallinta- ja hallintotapaa. Käytettävyyden ja osaamisen johtamisen näkökulmasta projektidokumentit olisi hallittava dokumenttien-hallintajärjestelmän avulla. Organisaation keskeisimpiä dokumentteja ovat päätöksenteon asiakirjat sopimuksineen. Näihin liittyy juridisia vaatimuksia, joten päätöksenteon asiakirjat sekä sopimukset asiakirjatyyppeinä ovat niitä, jotka tulisi ensimmäisenä saada dokumenttienhallintajärjestelmän avulla hallittavaksi. Vaiheistus tulee toteuttaa asiakirjatyypeittäin sekä prosesseittain. Keinoina muutosjohtamiselle ovat käytön tuki, perehdytys, koulutus ja asiantuntijaverkoston konsultaatio. Kehittämissuunnitelma toimii raamina dokumenttienhallintajärjestelmän vaatimusmäärittelyä laadittaessa ja projektia vaiheistettaessa. Kehittämissuunnitelmassa on annettu suositukset, miten dokumenttienhallinta Oulun kaupungissa tulisi toteuttaa.