Sähköisten lomakkeiden toteutustavan kartoittaminen Kainuun ammattiopistolle
Mustonen, Päivi (2010)
Mustonen, Päivi
Kajaanin ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005189656
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005189656
Tiivistelmä
Opinnäytteessä kartoitettiin sähköisten lomakkeiden toteutustapaa. Työn toimeksiantaja oli Kainuun ammattiopisto -liikelaitos. Organisaatiossa on tavoitteena sähköisten lomakkeiden käyttöönotto tulevaisuudessa. Lomakkeiden suunnitteluun ja toteutukseen etsitään toimivaa ratkaisua.
Sähköiset lomakkeet eroavat perinteisillä toimisto-ohjelmilla tuotetuista lomakkeista siten, että ne sisältävät erilaisia toimintoja. Opinnäyte keskittyy organisaatiossa käytössä oleviin ohjelmiin, Microsoft Office InfoPath 2007 ja Adobe Acrobat 8 Professional. Lisäksi käytettiin Adobe LiveCycle Designer 8.0. -ohjelmaa, joka sisältyy Acrobat-ohjelmaan. Työn yhtenä tarkoituksena oli, että tuotetut lomakkeet voitaisiin tallentaa ja tulostaa. Lisäksi opinnäytteessä käsitellään tietojen sähköistä lähettämistä.
Teoriaosuuden aluksi tutustuin lomakkeen elinkaareen, joka käsittää vaiheet suunnittelusta arkistointiin. Työssä perehdytään myös lomakkeen rakenteeseen liittyviin ominaisuuksiin, joiden pohjalta toteutetaan lomake. Organisaation lomakkeet ovat pääosin PDF-, Word- ja Excel-muodossa. Testauksessa tutkittiin mahdollisuutta muuntaa valmiita lomakkeita sähköiseen muotoon. Sähköisiin lomakkeisiin liittyy oleellisesti lomakemalli, josta varsinainen lomake luodaan. Tekstissä korostetaan lomakemallin eroa lomakkeesta, koska lomakemalli on lomakkeen perusta.
Tavoitteena on kartoittaa sähköisen lomakkeen tuottamiseen käytettävyydeltään ja ominaisuuksiltaan soveltuvin vaihtoehto. Muunnoksia tehtiin eri tiedostomuodoista toiseen InfoPath- ja Adobe-ohjelmilla testaamalla ja raportoimalla suoritettujen toimenpiteiden tulokset ohjetekstiksi. Opinnäytteen tarkoituksena on kertoa organisaatiolle olemassa olevista sähköisten lomakkeiden tuottamiseen liittyvistä vaihtoehdoista. Organisaatio tekee lopullisen valinnan sitten, kun sähköisten lomakkeiden toteutus on ajankohtainen.
Sähköisten lomakkeiden toteutukseen kuuluvat merkitsevänä osana lomakkeiden suojaus ja digitaalinen allekirjoitus. Jatkotutkimuksen aihe olisi näihin ominaisuuksiin tutustuminen. Lisäksi lomaketietojen käsittelyn ja arkistoinnin kehittämisen toimintatapoja voitaisiin tutkia.
Sähköiset lomakkeet eroavat perinteisillä toimisto-ohjelmilla tuotetuista lomakkeista siten, että ne sisältävät erilaisia toimintoja. Opinnäyte keskittyy organisaatiossa käytössä oleviin ohjelmiin, Microsoft Office InfoPath 2007 ja Adobe Acrobat 8 Professional. Lisäksi käytettiin Adobe LiveCycle Designer 8.0. -ohjelmaa, joka sisältyy Acrobat-ohjelmaan. Työn yhtenä tarkoituksena oli, että tuotetut lomakkeet voitaisiin tallentaa ja tulostaa. Lisäksi opinnäytteessä käsitellään tietojen sähköistä lähettämistä.
Teoriaosuuden aluksi tutustuin lomakkeen elinkaareen, joka käsittää vaiheet suunnittelusta arkistointiin. Työssä perehdytään myös lomakkeen rakenteeseen liittyviin ominaisuuksiin, joiden pohjalta toteutetaan lomake. Organisaation lomakkeet ovat pääosin PDF-, Word- ja Excel-muodossa. Testauksessa tutkittiin mahdollisuutta muuntaa valmiita lomakkeita sähköiseen muotoon. Sähköisiin lomakkeisiin liittyy oleellisesti lomakemalli, josta varsinainen lomake luodaan. Tekstissä korostetaan lomakemallin eroa lomakkeesta, koska lomakemalli on lomakkeen perusta.
Tavoitteena on kartoittaa sähköisen lomakkeen tuottamiseen käytettävyydeltään ja ominaisuuksiltaan soveltuvin vaihtoehto. Muunnoksia tehtiin eri tiedostomuodoista toiseen InfoPath- ja Adobe-ohjelmilla testaamalla ja raportoimalla suoritettujen toimenpiteiden tulokset ohjetekstiksi. Opinnäytteen tarkoituksena on kertoa organisaatiolle olemassa olevista sähköisten lomakkeiden tuottamiseen liittyvistä vaihtoehdoista. Organisaatio tekee lopullisen valinnan sitten, kun sähköisten lomakkeiden toteutus on ajankohtainen.
Sähköisten lomakkeiden toteutukseen kuuluvat merkitsevänä osana lomakkeiden suojaus ja digitaalinen allekirjoitus. Jatkotutkimuksen aihe olisi näihin ominaisuuksiin tutustuminen. Lisäksi lomaketietojen käsittelyn ja arkistoinnin kehittämisen toimintatapoja voitaisiin tutkia.