Sähköinen arkistointi
Lindman, Janne (2007)
Lindman, Janne
Kajaanin ammattikorkeakoulu
2007
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003095518
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201003095518
Tiivistelmä
Insinöörityön aiheena oli, että kaikkien Kajaanin kaupungin hallinnassa olevien rakennusten
piirustukset saatetaan sähköiseen muotoon. Sähköinen piirustusarkisto tulee kaupungille
monipuoliseen käyttöön, joten työssä jouduttiin huomioimaan suunnittelijoiden ja tilapalveluhallinnon
lisäksi myös pelastuslaitos sekä yksityiset kiinteistönhoitajat. Sähköinen
asiointi tuo uuden ulottuvuuden viranomaisten väliseen yhteistoimintaan, kun palveluja ja
päätöksentekoa voidaan aiempaa suuremmassa määrin ketjuttaa. Keskeisiä kysymyksiä
ovat mm. asioinnin käsittelyvaiheiden ja päätöksenteon dokumentointi, säilytysvastuiden
määrittely ja seulontakysymykset.
Työssä otettiin huomioon piirustusten tekijänoikeuksiin liittyvät kysymykset. Tekijänoikeuksiin
vaikuttavat sekä rakennuksen piirustukset että valmiit rakennukset, jotka molemmat
ovat saman rakennusteoksen kappaleita. Myös rakennuksen on tekijänoikeussuojaa saadakseen
yllettävä teostasoon. Järjestelmät täyttivät arkistoinnin kaikki tärkeimmät vaatimukset.
Sähköinen arkistointipalvelu on Kajaanin kaupungille tarkoituksenmukainen ratkaisu,
jossa keskittämisen avulla voidaan piirustusten arkistointi ja tietopalvelu tarjota kustannus-
tehokkaasti. Arkistoon piirustuksia tuottavien jo piirustuksia käyttävien toimijoiden
on täytettävä kansallisen arkiston määrittelemät velvoitteet asiakirjojen luomiselle ja arkiston
käytölle.
Insinöörityön pohjalta Kajaanin kaupunki aloittaa sähköisen piirustusarkiston tekemisen
sisäisenä työnään. Sähköisen piirustusarkiston tekeminen alkaa vuonna 2008, ja sen tulisi
valmistua vuonna 2013.
piirustukset saatetaan sähköiseen muotoon. Sähköinen piirustusarkisto tulee kaupungille
monipuoliseen käyttöön, joten työssä jouduttiin huomioimaan suunnittelijoiden ja tilapalveluhallinnon
lisäksi myös pelastuslaitos sekä yksityiset kiinteistönhoitajat. Sähköinen
asiointi tuo uuden ulottuvuuden viranomaisten väliseen yhteistoimintaan, kun palveluja ja
päätöksentekoa voidaan aiempaa suuremmassa määrin ketjuttaa. Keskeisiä kysymyksiä
ovat mm. asioinnin käsittelyvaiheiden ja päätöksenteon dokumentointi, säilytysvastuiden
määrittely ja seulontakysymykset.
Työssä otettiin huomioon piirustusten tekijänoikeuksiin liittyvät kysymykset. Tekijänoikeuksiin
vaikuttavat sekä rakennuksen piirustukset että valmiit rakennukset, jotka molemmat
ovat saman rakennusteoksen kappaleita. Myös rakennuksen on tekijänoikeussuojaa saadakseen
yllettävä teostasoon. Järjestelmät täyttivät arkistoinnin kaikki tärkeimmät vaatimukset.
Sähköinen arkistointipalvelu on Kajaanin kaupungille tarkoituksenmukainen ratkaisu,
jossa keskittämisen avulla voidaan piirustusten arkistointi ja tietopalvelu tarjota kustannus-
tehokkaasti. Arkistoon piirustuksia tuottavien jo piirustuksia käyttävien toimijoiden
on täytettävä kansallisen arkiston määrittelemät velvoitteet asiakirjojen luomiselle ja arkiston
käytölle.
Insinöörityön pohjalta Kajaanin kaupunki aloittaa sähköisen piirustusarkiston tekemisen
sisäisenä työnään. Sähköisen piirustusarkiston tekeminen alkaa vuonna 2008, ja sen tulisi
valmistua vuonna 2013.