SÄHKÖINEN ASIAKIRJAHALLINTA KANSANELÄKELAITOKSEN KAJAANIN TOIMISTOSSA
Väisänen, Liisa (2005)
Väisänen, Liisa
Kajaanin ammattikorkeakoulu
2005
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201002041924
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201002041924
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli selvittää, mitä sähköinen asiakirjahallinta on Kansaneläkelaitoksen Kajaanin toimistossa. Tavoitteena oli myös tutkia, miten sähköiseen asiakirjahallintaan on perehdytetty ja miten se on vaikuttanut työhön Kajaanin toimistossa.
Työn teoriaosuudessa käsiteltiin kirjallisuuden pohjalta asiakirjahallintaa, arkistointia, jatkuvaa oppimista ja perehdyttämistä uuteen järjestelmään. Kansaneläkelaitosta ja sen käyttämää sähköinen asiakirjahallinta -järjestelmää koskevissa asioissa käytettiin pohjana SAHA-työkirja I:stä sekä haastattelujen kautta saatuja tietoja. Kvalitatiivisella tutkimuksella selvitettiin sähköiseen asiakirja-hallintaan perehdyttämistä ja sen vaikutusta työhön Kajaanin toimistossa. Tutkimus suoritettiin kyselylomakkeella kaikille Kajaanin toimiston työntekijöille.
Tutkimuksen mukaan SAHA-järjestelmä helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä ja arkistoin-tia. Suurin hyöty SAHA-järjestelmästä on siinä, että kaikki asiakkaan asiakirjat näkyvät näyttöruu-dulla asiaa käsittelevällä työntekijällä heti eikä niitä tarvitse lähteä etsimään arkistosta. Tämä no-peuttaa asiointia varsinkin asiakas- ja puhelinpalvelussa. Lisäksi työmääriä voidaan jakaa myös eri toimistojen kesken, koska kaikki Kansaneläkelaitoksen toimistot käyttävät samaa järjestelmää. Muutamia pieniä toiveita nousi esiin tutkimuksessa, mutta kaikesta huolimatta työntekijät olivat tyytyväisiä perehdyttämiseen ja itse järjestelmään.
Työn teoriaosuudessa käsiteltiin kirjallisuuden pohjalta asiakirjahallintaa, arkistointia, jatkuvaa oppimista ja perehdyttämistä uuteen järjestelmään. Kansaneläkelaitosta ja sen käyttämää sähköinen asiakirjahallinta -järjestelmää koskevissa asioissa käytettiin pohjana SAHA-työkirja I:stä sekä haastattelujen kautta saatuja tietoja. Kvalitatiivisella tutkimuksella selvitettiin sähköiseen asiakirja-hallintaan perehdyttämistä ja sen vaikutusta työhön Kajaanin toimistossa. Tutkimus suoritettiin kyselylomakkeella kaikille Kajaanin toimiston työntekijöille.
Tutkimuksen mukaan SAHA-järjestelmä helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä ja arkistoin-tia. Suurin hyöty SAHA-järjestelmästä on siinä, että kaikki asiakkaan asiakirjat näkyvät näyttöruu-dulla asiaa käsittelevällä työntekijällä heti eikä niitä tarvitse lähteä etsimään arkistosta. Tämä no-peuttaa asiointia varsinkin asiakas- ja puhelinpalvelussa. Lisäksi työmääriä voidaan jakaa myös eri toimistojen kesken, koska kaikki Kansaneläkelaitoksen toimistot käyttävät samaa järjestelmää. Muutamia pieniä toiveita nousi esiin tutkimuksessa, mutta kaikesta huolimatta työntekijät olivat tyytyväisiä perehdyttämiseen ja itse järjestelmään.