Seutulaskenta Oy:n arkistointikäytännöt
Ruonala, Riikka (2009)
Ruonala, Riikka
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201001041022
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201001041022
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä kuvaus Seutulaskenta Oy:n tämän hetkisestä arkistointikäytännöstä. Arkistointikäytännön kuvauksen lisäksi työ on arkistointiohjeistus Seutulaskennalle, koska nuorena yrityksenä Seutulaskennalla ei vielä ollut valmista arkistointiohjeistusta. Työn toisena tavoitteena oli selvittää, mitä on otettava huomioon arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa.
Johdannossa kerrotaan, mitä tämä työ pitää sisällään, mitkä ovat tutkimuskysymykset ja millaista aineistoa työssä on käytetty. Johdannon jälkeen käsitellään aluksi asiakirjoja yleisellä tasolla, mitkä ovat yleisiä asiakirjoja ja mitkä täytyy pitää salassa. Sen jälkeen kerrotaan arkistonmuodostuksesta, miten suunnitelma laaditaan, missä ja miten kauan asiakirjoja on säilytettävä. Työssä käsitellään myös hieman sähköistä arkistointia ja sähköisen arkistoinnin tallennusvälineitä, vaikka suurin osa Seutulaskennan asiakirjoista arkistoidaankin paperiversioina. Sähköinen arkistointi on kuitenkin koko ajan lisääntymässä yrityksissä, joten oli tärkeää kertoa siitä hieman. Työn lopussa on Seutulaskennan yleishallinnon, kirjanpidon ja palkkahallinnon arkistointikäytännöt tekstin muodossa ja liitteenä varsinaiset suunnitelmat.
Työssä on selvitetty eri lähteiden perusteella arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseen liittyviä asioita. Lähteinä on käytetty kirjoja, internetsivuja sekä lakipykäliä. Lähteistä on yritetty karsia kaikkein vanhimmat teokset pois ja käyttää vain uusimpia, jotta tiedot olisivat luotettavampia.
Tutkimuksen tulokseksi sain laadittua valmiin arkistointiohjeistuksen Seutulaskenta Oy:lle. Ohjeistuksesta tulee ilmi Seutulaskenta Oy:n arkistointikäytännöt eli miten kauan mitäkin asiakirjaa on säilytettävä ja missä muodossa ne säilytetään. Ohjeistuksesta selviää myös asiakirjojen rekisteröintimuoto.
Johdannossa kerrotaan, mitä tämä työ pitää sisällään, mitkä ovat tutkimuskysymykset ja millaista aineistoa työssä on käytetty. Johdannon jälkeen käsitellään aluksi asiakirjoja yleisellä tasolla, mitkä ovat yleisiä asiakirjoja ja mitkä täytyy pitää salassa. Sen jälkeen kerrotaan arkistonmuodostuksesta, miten suunnitelma laaditaan, missä ja miten kauan asiakirjoja on säilytettävä. Työssä käsitellään myös hieman sähköistä arkistointia ja sähköisen arkistoinnin tallennusvälineitä, vaikka suurin osa Seutulaskennan asiakirjoista arkistoidaankin paperiversioina. Sähköinen arkistointi on kuitenkin koko ajan lisääntymässä yrityksissä, joten oli tärkeää kertoa siitä hieman. Työn lopussa on Seutulaskennan yleishallinnon, kirjanpidon ja palkkahallinnon arkistointikäytännöt tekstin muodossa ja liitteenä varsinaiset suunnitelmat.
Työssä on selvitetty eri lähteiden perusteella arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseen liittyviä asioita. Lähteinä on käytetty kirjoja, internetsivuja sekä lakipykäliä. Lähteistä on yritetty karsia kaikkein vanhimmat teokset pois ja käyttää vain uusimpia, jotta tiedot olisivat luotettavampia.
Tutkimuksen tulokseksi sain laadittua valmiin arkistointiohjeistuksen Seutulaskenta Oy:lle. Ohjeistuksesta tulee ilmi Seutulaskenta Oy:n arkistointikäytännöt eli miten kauan mitäkin asiakirjaa on säilytettävä ja missä muodossa ne säilytetään. Ohjeistuksesta selviää myös asiakirjojen rekisteröintimuoto.