Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottokoulutus : case Iisalmen kaupunki
Malinen, Kirsi (2009)
Malinen, Kirsi
Savonia-ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912117663
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912117663
Tiivistelmä
Iisalmen kaupunginhallitus hyväksyi dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton projektisuunnitelman kesäkuussa 2008. Projektiin liittyvä henkilöstön käyttöönottokoulutus toteutetaan toiminnallisella opinnäytetyöllä vuosina 2008–2009. Opinnäytetyön tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa Iisalmen kaupungille dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottokoulutus sekä koulutusmateriaalit. Työ jakaantuu kolmeen eri vaiheeseen;
koulutuksen suunnitteluun, toteutukseen sekä arviointiin. Työn tuloksena Iisalmen kaupunki saa toimintamallin tietojärjestelmien käyttöönottokoulutusten suunnitteluun ja toteutukseen.
Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto on osa sähköisen hallinnon kehittämistä, jonka tarkoituksena on virtaviivaistaa Iisalmen kaupungin toimintaprosesseja sekä nopeuttaa tietopalvelua sekä siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Järjestelmän käyttöönoton tavoitteena on siirtyminen käyttämään verkkolevyjen sijaan pääsääntöisesti dokumenttien laatimisessa ja niiden säilytyspaikkana dokumenttienhallintajärjestelmää. Järjestelmällä hallitaan Iisalmen kaupungin asiakirjallista tietoaineistoa koko elinkaaren ajan osana normaalia toimintaa. Dokumenttien hallintaa ohjaa arkistolain mukainen asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma, jonka avulla aineiston haku, ylläpito sekä käyttö on tehokasta ja vaivatonta.
Hyvä tiedonhallintapa edellyttää, että toiminta on ohjeistettu. Toteutettu koulutusmateriaali sisältää järjestelmän käytölle määritellyt yhteiset toimintasäännöt, jonka avulla hyvän tiedonhallintatavan periaatteet toteutetaan. Ryhmäkoulutuksia toteutettiin Iisalmen kaupungin atk-luokassa 12 kertaa ja yksilöohjauksia työpisteissä yhdeksän kertaa. Koulutuksiin osallistui yhteensä 84 henkilöä. Opinnäytetyön tuloksissa arvioidaan koulutuksen onnistumista toteutuneiden tavoitteiden ja saatujen palautteiden toimiessa mittareina. Koulutuksen jälkeen kerätyistä palautteista saadut kehitystoiveet otetaan huomioon koulutuksien sekä tietojärjestelmän jatkokehittämisessä.
koulutuksen suunnitteluun, toteutukseen sekä arviointiin. Työn tuloksena Iisalmen kaupunki saa toimintamallin tietojärjestelmien käyttöönottokoulutusten suunnitteluun ja toteutukseen.
Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto on osa sähköisen hallinnon kehittämistä, jonka tarkoituksena on virtaviivaistaa Iisalmen kaupungin toimintaprosesseja sekä nopeuttaa tietopalvelua sekä siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Järjestelmän käyttöönoton tavoitteena on siirtyminen käyttämään verkkolevyjen sijaan pääsääntöisesti dokumenttien laatimisessa ja niiden säilytyspaikkana dokumenttienhallintajärjestelmää. Järjestelmällä hallitaan Iisalmen kaupungin asiakirjallista tietoaineistoa koko elinkaaren ajan osana normaalia toimintaa. Dokumenttien hallintaa ohjaa arkistolain mukainen asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma, jonka avulla aineiston haku, ylläpito sekä käyttö on tehokasta ja vaivatonta.
Hyvä tiedonhallintapa edellyttää, että toiminta on ohjeistettu. Toteutettu koulutusmateriaali sisältää järjestelmän käytölle määritellyt yhteiset toimintasäännöt, jonka avulla hyvän tiedonhallintatavan periaatteet toteutetaan. Ryhmäkoulutuksia toteutettiin Iisalmen kaupungin atk-luokassa 12 kertaa ja yksilöohjauksia työpisteissä yhdeksän kertaa. Koulutuksiin osallistui yhteensä 84 henkilöä. Opinnäytetyön tuloksissa arvioidaan koulutuksen onnistumista toteutuneiden tavoitteiden ja saatujen palautteiden toimiessa mittareina. Koulutuksen jälkeen kerätyistä palautteista saadut kehitystoiveet otetaan huomioon koulutuksien sekä tietojärjestelmän jatkokehittämisessä.