Talo-oppaan laatiminen toimistokiinteistöön
Ojajärvi, Minna (2009)
Ojajärvi, Minna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200906043707
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200906043707
Tiivistelmä
Talo-oppaan laatiminen toimistokiinteistöön
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen työ, joka sisältää opinnäytetyöraportin sekä erillisen produktiosan. Produktia ei julkaista tämän opinnäytetyöraportin yhteydessä, koska se sisältää salaista tietoa, jonka levittäminen ei ole mahdollista. Opinnäytetyön tavoitteena oli tiedottamisen perusteiden ja haastattelututkimusten tulosten perusteella selvittää, mitä tietoa, ja missä muodossa, uuden tiedottamisen välineen, talo-oppaan, tulisi sisältää. Selvitysten perusteella oli tarkoituksena laatia valmis talo-opas esimerkkikohteeseen. Opinnäytetyön toimeksiantaja on ympäristön huoltoon ja kiinteistöjen tukipalveluihin erikoistunut suomalainen pörssiyhtiö. Työn lopputuloksena rakennettu talo-opas on kohdistettu toimeksiantajan asiakasyrityksen pääkonttoriin.
Tiedottaminen on yksi yrityksen tärkeimmistä tehtävistä. Sen avulla rakennetaan yrityskuvaa ja saavutetaan työyhteisössä asetettuja tavoitteita. Tiedottaminen tulee olla oikea-aikaista, rehellistä, avointa, selkeää ja säännöllistä. Yrityksen on osattava valita oikea henkilö tiedotusvastaavaksi ja tiedottamisen välineiden tulee olla ajan tasalla sekä kyseiseen yritykseen ja tiedotettavaan asiaan sopivia. Tiedottamisen voidaan sanoa onnistuneen, kun yrityksen oma henkilöstö ja ulkopuoliset sidosryhmät ovat tietoisia yritystä koskevista asioista.
Haastattelujen suunnittelu ja toteutus suoritettiin kirjallisuudesta löytyvän tiedottamisen teorian mukaisesti. Edelleen tiedottamisen teoriaa ja haastattelutuloksia yhdistämällä luotiin tiedottamisen välineeksi asiakaskohteeseen talo-opas. Työssä keskityttiin oppaan selkeyteen ja oikeinkirjoitukseen sekä pyrittiin kirjoittamaan asiat tiiviisti ja jättämään turhat fraasit pois. Erityishuomiota kiinnitettiin myös oppaan ulkoasuun, josta tuli saada informatiivinen ja kiinnostusta herättävä. Tavoitteena oli luoda helposti päivitettävä opas, josta tieto löytyy nopeasti ja vaivattomasti. Opasta suunniteltiin tiiviissä yhteistyössä toimeksiantajan edustajien kanssa. He olivat mukana talo-oppaan viimeistelyyn saakka, jolloin oppaasta saatiin heidän tietojensa avulla käytännöllinen ja juuri asiakkaan kiinteistöön sopiva paketti.
Talo-oppaalle on ollut tarvetta toimeksiantajan asiakaskiinteistössä, sillä ongelmana on ollut se, että tieto on ollut hajallaan, jolloin henkilöstö ei ole aina tiennyt, minne pitäisi ottaa yhteyttä erilaisissa kiinteistöasioissa. Talo-opas on ratkaisu tähän ongelmaan, sillä sen tarkoituksena on kiinteistössä toimivan henkilöstön tiedottaminen erilaisista kiinteistöön liittyvistä asioista, keskitetysti ja selkeästi. Talo-opas on sähköisessä muodossa ja kansioon koottuna oleva ohjeisto, josta löytyvät kiinteistön perustiedot sekä tarkat tiedot kaikista tarjolla olevista toimitila- ja käyttäjäpalveluista.
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen työ, joka sisältää opinnäytetyöraportin sekä erillisen produktiosan. Produktia ei julkaista tämän opinnäytetyöraportin yhteydessä, koska se sisältää salaista tietoa, jonka levittäminen ei ole mahdollista. Opinnäytetyön tavoitteena oli tiedottamisen perusteiden ja haastattelututkimusten tulosten perusteella selvittää, mitä tietoa, ja missä muodossa, uuden tiedottamisen välineen, talo-oppaan, tulisi sisältää. Selvitysten perusteella oli tarkoituksena laatia valmis talo-opas esimerkkikohteeseen. Opinnäytetyön toimeksiantaja on ympäristön huoltoon ja kiinteistöjen tukipalveluihin erikoistunut suomalainen pörssiyhtiö. Työn lopputuloksena rakennettu talo-opas on kohdistettu toimeksiantajan asiakasyrityksen pääkonttoriin.
Tiedottaminen on yksi yrityksen tärkeimmistä tehtävistä. Sen avulla rakennetaan yrityskuvaa ja saavutetaan työyhteisössä asetettuja tavoitteita. Tiedottaminen tulee olla oikea-aikaista, rehellistä, avointa, selkeää ja säännöllistä. Yrityksen on osattava valita oikea henkilö tiedotusvastaavaksi ja tiedottamisen välineiden tulee olla ajan tasalla sekä kyseiseen yritykseen ja tiedotettavaan asiaan sopivia. Tiedottamisen voidaan sanoa onnistuneen, kun yrityksen oma henkilöstö ja ulkopuoliset sidosryhmät ovat tietoisia yritystä koskevista asioista.
Haastattelujen suunnittelu ja toteutus suoritettiin kirjallisuudesta löytyvän tiedottamisen teorian mukaisesti. Edelleen tiedottamisen teoriaa ja haastattelutuloksia yhdistämällä luotiin tiedottamisen välineeksi asiakaskohteeseen talo-opas. Työssä keskityttiin oppaan selkeyteen ja oikeinkirjoitukseen sekä pyrittiin kirjoittamaan asiat tiiviisti ja jättämään turhat fraasit pois. Erityishuomiota kiinnitettiin myös oppaan ulkoasuun, josta tuli saada informatiivinen ja kiinnostusta herättävä. Tavoitteena oli luoda helposti päivitettävä opas, josta tieto löytyy nopeasti ja vaivattomasti. Opasta suunniteltiin tiiviissä yhteistyössä toimeksiantajan edustajien kanssa. He olivat mukana talo-oppaan viimeistelyyn saakka, jolloin oppaasta saatiin heidän tietojensa avulla käytännöllinen ja juuri asiakkaan kiinteistöön sopiva paketti.
Talo-oppaalle on ollut tarvetta toimeksiantajan asiakaskiinteistössä, sillä ongelmana on ollut se, että tieto on ollut hajallaan, jolloin henkilöstö ei ole aina tiennyt, minne pitäisi ottaa yhteyttä erilaisissa kiinteistöasioissa. Talo-opas on ratkaisu tähän ongelmaan, sillä sen tarkoituksena on kiinteistössä toimivan henkilöstön tiedottaminen erilaisista kiinteistöön liittyvistä asioista, keskitetysti ja selkeästi. Talo-opas on sähköisessä muodossa ja kansioon koottuna oleva ohjeisto, josta löytyvät kiinteistön perustiedot sekä tarkat tiedot kaikista tarjolla olevista toimitila- ja käyttäjäpalveluista.