Project progress monitoring and reporting

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Kemian tekniikan korkeakoulu | Master's thesis
Ask about the availability of the thesis by sending email to the Aalto University Learning Centre oppimiskeskus@aalto.fi
Date
2016-06-14
Department
Major/Subject
Teollisuustalous, Projektiliiketoiminta
Mcode
TU3001
Degree programme
MTE - Materiaalitekniikan koulutusohjelma
Language
en
Pages
147 + 6
Series
Abstract
Progress monitoring and reporting is a useful tool to project management and control for tracking project performance, producing forecasts and supporting to plan corrective actions during project execution. Additionally progress report is an effective tool for communicating with different project stakeholders. Comprehensive progress monitoring practice is difficult to observe since practices are usually industry and task specific. However literature expresses different methods that are suitable for different tasks and situations and putting into use in different projects in different industries. The purpose of this study first is to review literature on project controlling and more closely on progress monitoring in order to identify and describe methods for determining and reporting project progress. Additionally the study explores the Case Company’s current practice in progress reporting and observes how this aligns with findings from literature. Finally based on findings, practice that integrates company’s progress reporting is aimed to be proposed. The research is conducted by reviewing the academic literature on project controlling and progress monitoring. In addition to the methods also features of progress monitoring and reporting in different sized projects as well as the example of progress monitoring in practice are presented. The empirical part is mainly carried out by interviews. The empirical part of the study consists of the actual case, where six case projects are investigated in order to identify Case Company’s progress monitoring practice. From case projects different persons from different positions are selected to be interviewed so that the whole progress monitoring process is included and investigated in the study. Additionally needs, challenges and possibilities of progress monitoring process in Case Company’s different functions are investigated by interviewing heads of engineering and business functions. In addition to interviews also Case Company’s internal documents and templates used in progress monitoring process are investigated in order to build the picture of progress monitoring practice. Based on literature findings and empirical results the main findings of the study were observed. The main findings revealed that all the progress monitoring methods are not appropriate to all projects but rather they should be selected according to project size and complexity. Additionally it was observed that more quantitative progress determining methods provide more accurate progress results. The proposals of this study aim to standardize Case Company’s progress monitoring practice by establishing project progress monitoring process and the schedule at the same level with project WBS and utilizing company’s ERP system in progress data collecting and storing. The proposals enable putting progress monitoring into use at desired level in every project. However due to findings of this study, proposals support to select progress monitoring methods according to project size and complexity in order to provide different levels of detail in progress reports for projects with different size, scope and requirements.

Edistymäseuranta on käytännöllinen projektijohdon ja -hallinnon työkalu, jonka avulla voidaan selvittää projektin tila, tehdä ennusteita tulevasta sekä suunnitella oikeita, korjaavia toimenpiteitä projektin edetessä. Lisäksi edistymäraportti on tehokas apuväline kommunikoitaessa projektin osallisten kanssa. Kokonaisvaltaisen edistymäseurantakäytännön määrittäminen on hyvin vaikeaa, sillä edistymäseurantakäytännöt vaihtelevat toimiala- ja tehtäväkohtaisesti. Kirjallisuudessa esitetään erilaisia, eri tehtäviin ja tilanteisiin sopivia edistymäseurantamenetelmiä, joita on sovellettu eri toimialojen projekteissa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ensin käydä läpi projektihallintoa ja edistymäseurantaa käsittelevää kirjallisuutta, olemassa olevien edistymän määrittämis- ja raportointimenetelmien tunnistamiseksi. Lisäksi tutkimuksessa selvitetään case yrityksen tämän hetkiset edistymäseurantakäytännöt ja tarkastellaan kuinka hyvin ne vastaavat kirjallisuuden menetelmiä. Lopuksi, tulosten perusteella, on tarkoitus löytää yrityksen edistymäseurannalle yhtenäinen käytäntö. Tutkimus alkaa projektiohjausta ja edistymäseurantaa käsittelevän, akateemisen kirjallisuuden läpikäynnillä. Edistymäseurantamenetelmien lisäksi myös edistymäseurannan ominaisuuksia erisuuruisissa projekteissa, sekä esimerkki käytännön edistymäseurannasta käydään läpi. Tutkimuksen kokeellinen osuus suoritetaan pääsääntöisesti haastattelujen avulla. Tutkimuksen kokeellinen osuus koostuu varsinaisesta ”case osuudesta”, missä kuusi case projektia tutkitaan yrityksen edistymäseurantakäytäntöjen selvittämiseksi. Tutkittavista projekteista valitaan haastateltaviksi eri asemissa työskenteleviä henkilöitä, jotta koko edistymäseuranta prosessin käytännöt saadaan selvitettyä. Lisäksi kokeellisessa osuudessa selvitetään myös case yrityksen eri funktioiden edistymäseurannan tarpeet, haasteet ja mahdollisuudet haastattelemalla suunnittelu- ja businessfunktioiden johtajia. Haastattelujen lisäksi myös yrityksen projektihallinnassa ja edistymäseurannassa käytettyjä sisäisiä dokumentteja ja taulukoita tullaan hyödyntämään edistymäseuranta käytännön hahmottamiseksi. Tutkimuksen päätulokset havaittiin kirjallisuuden löydösten ja kokeellisen osuuden tulosten perusteella. Tutkimuksen päätulokset paljastivat että kaikki edistymäseurantamenetelmät eivät ole sopivia kaikkiin projekteihin, vaan menetelmät tulisi valita projektin koon ja kompleksisuuden mukaan. Lisäksi havaittiin, että kvantitatiivisemmat edistymäseurantamenetelmät takaavat tarkemmat edistymätulokset. Tutkimuksen kehitysehdotukset pyrkivät yhtenäistämään case yrityksen edistymäseurantakäytäntöä yhtenäisillä toimintatavoilla: sekä edistymäseurannan että projektin aikataulu tulisi olla samalla tasolla projektin WBS:n kanssa ja lisäksi yrityksen ERP-järjestelmää tulisi hyödyntää edistymädatan keräyksessä ja tallentamisessa. Kehitysehdotukset mahdollistavat edistymäseurannan käyttöönoton halutulla tasolla kaikissa yrityksen projekteissa. Tutkimuksen päätulosten perusteella kuitenkin ehdotetaan että edistymäseuranta menetelmät tulisi valita projektin koon ja kompleksisuuden mukaan, jotta eri koon, laajuuden ja vaatimusten omaaville projekteille voidaan tarjota eri laajuista seurantaa.
Description
Supervisor
Artto, Karlos
Thesis advisor
Ahola, Tuomas
Lafferre, Philippe
Keywords
progress monitoring, progress reporting, project control, cost and schedule control, earned value management
Other note
Citation