Designing a standardized and scalable partner on-boarding process for Channel Sales function in a global software company
Mikkonen, Miikka (2021-06-02)
Mikkonen, Miikka
02.06.2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021060233329
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021060233329
Tiivistelmä
ABSTRACT:
Alongside of traditional direct sales, channel sales have been identified as an effective model of scaling sales for different businesses software as a service (SaaS) being one of these. Engaged and successful partnerships should not be taken for granted and partners need an incentive process to be on-boarded with into the partner program. This requires committing the partners to the program and offering them all the resources and trainings they need for their respected role in the partnership. An effective on-boarding requires a functional process which is tied to the company strategy.
This thesis is conducted as an assignment for Sievo Oy which has grown rapidly during recent years. The company is currently at a stage where the Channel Sales function is ready to scale up the business and start developing its processes and tools further to enable growth. One aspect of the strategy is to develop a systematic approach to on-board new channel partners and develop a new process to address existing challenges in partner on-boarding. The research question for this thesis is how to design a standardized and scalable partner on-boarding process for Channel Sales function in a global software as a service (SaaS) company? The goal is to help the case company to streamline their channel sales with efficient partner on-boarding and support the growth through process development. There are three objectives for the study which are 1) To identify global software as a service (SaaS) business needs. 2) To identify the structure, activities, and characteristics of partner on-boarding process. 3) To design a standardized and scalable partner on-boarding process.
This thesis is based on qualitative interviews and to a theoretical framework which focuses on the business area of the case company and explores the channel sales’ and channel partners’ impact on business growth and to understand the phases and steps for a successful on-boarding process. The research is conducted as a qualitative study while using benchmarking wheel as a tool to conduct the research as a development process. The primary data is gathered through semi-structured interviews with peer com-panies that operate in the same industry as the case company. Secondary material such as internal docu-ments and materials gathered from the interviewed companies are used to support the primary data. The goal is to understand and document the processes the interviewees have in place for on-boarding their channel partners. As a result, the findings of the interviews are combined with the elements from theory to create a successful and scalable on-boarding process to respond to the case company needs.
According to the findings the partner on-boarding should be part of the company strategy and partner quality always overcomes the quantity. Process standardization enhances process scalability and effi-ciency by releasing resources and improving measurability. A scalable on-boarding process allow higher partner intake. A well-structured process increases repeatability and retention and thereby contributes to business growth. An on-boarding process should be simple, strategic, measurable, and repeatable and to succeed companies need to own, teach, and execute the process consistently. TIIVISTELMÄ :
Suoramyynnin rinnalla kanavamyynnin on havaittu olevan erittäin tehokas malli, jonka avulla ohjelmistoja palveluna myyvät yritykset voivat tehostaa myyntiään. Sitoutuneita ja menestyksekkäitä kumppanuuksia ei voida pitää itsestään selvyytenä, vaan kumppanit tarvitsevat kannustavan prosessin perehdytettäessä kumppaniohjelmaan. Tämä vaatii kumppanien sitouttamista kumppaniohjelmaan ja tarjoamalla heille kaikki tarvittavat resurssit ja koulutukset, joita he tarvitsevat roolinsa toteuttamiseen kumppanuudessa. Tehokas perehdytys vaatii toimivaa prosessia, joka tulisi olla sidottuna yrityksen strategiaan.
Tämä tutkielma on toteutettu toimeksiantona Sievo Oy yritykselle, joka on kasvanut nopeasti viime vuo-sien aikana. Yritys on tällä hetkellä tilanteessa, jossa kanavamyynti funktio on valmis kasvattamaan liike-toimintaa ja kehittämään prosesseja ja työkaluja kasvun mahdollistamiseksi. Yksi osa strategiaa on kehit-tää systemaattinen lähestymistapa uusien kanavapartnerien perehdyttämiselle ja luoda uusi prosessi vas-taamaan paremmin kanavakumppanien perehdyttämiseen liittyviä haasteita. Tutkimuskysymys kuuluu: kuinka kehittää standardisoitu ja skaalautuva kumppanien perehdyttämisprosessi kanavamyyntifunktiolle globaalissa ohjelmistoja palveluna tuottavassa yrityksessä? Tutkielmalle on asetettu kolme tavoitetta, jotka ovat 1) Identifioida globaalin ohjelmistoa palveluna myyvien yritysten liiketoiminta-alue ja liiketoi-minnan tarpeet. 2) Identifioida kumppaneiden perehdytysprosessin rakenne, aktiviteetit ja ominaisuudet. 3) Suunnitella ja luoda standardisoitu ja skaalautuva kanavamyynnin kumppaneiden perehdytysprosessi.
Tutkimus perustuu laadullisiin haastatteluihin ja teoreettiseen viitekehykseen. Teorian tarkoituksena on käsitellä toimeksi antavan yrityksen liiketoiminta-aluetta ja -mallia, tutkia kanavamyynnin ja välillisten kumppaneiden vaikutusta liiketoiminnan kasvuun ja ymmärtää kokonaiskuva kumppaneiden perehdytys-prosessista ja siihen liittyvistä vaiheista. Tutkimus on laadullinen, jossa hyödynnetään ”benchmarking wheel” -työkalua tutkimuksen toteuttamiseen kehitysprosessina. Ensisijainen aineisto on kerätty haastat-telemalla samalla toimialalla toimivia yrityksiä puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Toissijaista aineistoa, kuten yrityksen sisäistä dokumentointia ja haastateltavien yritysten jakamia materiaaleja on käytetty tut-kimuksessa ensisijaisen aineiston tukemiseen. Tarkoituksena on ymmärtää ja dokumentoida haastatelta-vien yritysten prosessit, joita he käyttävät kumppanien perehdyttämiseen. Tutkimuksen lopputuloksena tehdyt löydökset yhdistettynä teoreettisen viitekehyksen elementtien kanssa luovat tehokkaan ja skaa-lautuvan kumppaneiden perehdytysprosessin.
Löydösten mukaan kumppaneiden perehdyttäminen tulisi olla osa yrityksen strategiaa ja kumppaneiden laatu korvaa määrän. Prosessin standardisointi lisää skaalautuvuutta ja tehokkuutta vapauttamalla resurs-seja ja parantamalla prosessin mitattavuutta. Skaalautuva prosessi mahdollistaa useampien kumppanien perehdyttämisen. Hyvin strukturoitu prosessi lisää toistettavuutta ja kumppanien viemistä prosessin läpi edistäen liiketoiminnan kasvua. Perehdytysprosessin tulee olla yksinkertainen, strateginen, mitattava ja toistuva ja onnistuakseen yritysten tulee omistaa, opettaa ja toteuttaa prosessia johdonmukaisesti.
Alongside of traditional direct sales, channel sales have been identified as an effective model of scaling sales for different businesses software as a service (SaaS) being one of these. Engaged and successful partnerships should not be taken for granted and partners need an incentive process to be on-boarded with into the partner program. This requires committing the partners to the program and offering them all the resources and trainings they need for their respected role in the partnership. An effective on-boarding requires a functional process which is tied to the company strategy.
This thesis is conducted as an assignment for Sievo Oy which has grown rapidly during recent years. The company is currently at a stage where the Channel Sales function is ready to scale up the business and start developing its processes and tools further to enable growth. One aspect of the strategy is to develop a systematic approach to on-board new channel partners and develop a new process to address existing challenges in partner on-boarding. The research question for this thesis is how to design a standardized and scalable partner on-boarding process for Channel Sales function in a global software as a service (SaaS) company? The goal is to help the case company to streamline their channel sales with efficient partner on-boarding and support the growth through process development. There are three objectives for the study which are 1) To identify global software as a service (SaaS) business needs. 2) To identify the structure, activities, and characteristics of partner on-boarding process. 3) To design a standardized and scalable partner on-boarding process.
This thesis is based on qualitative interviews and to a theoretical framework which focuses on the business area of the case company and explores the channel sales’ and channel partners’ impact on business growth and to understand the phases and steps for a successful on-boarding process. The research is conducted as a qualitative study while using benchmarking wheel as a tool to conduct the research as a development process. The primary data is gathered through semi-structured interviews with peer com-panies that operate in the same industry as the case company. Secondary material such as internal docu-ments and materials gathered from the interviewed companies are used to support the primary data. The goal is to understand and document the processes the interviewees have in place for on-boarding their channel partners. As a result, the findings of the interviews are combined with the elements from theory to create a successful and scalable on-boarding process to respond to the case company needs.
According to the findings the partner on-boarding should be part of the company strategy and partner quality always overcomes the quantity. Process standardization enhances process scalability and effi-ciency by releasing resources and improving measurability. A scalable on-boarding process allow higher partner intake. A well-structured process increases repeatability and retention and thereby contributes to business growth. An on-boarding process should be simple, strategic, measurable, and repeatable and to succeed companies need to own, teach, and execute the process consistently.
Suoramyynnin rinnalla kanavamyynnin on havaittu olevan erittäin tehokas malli, jonka avulla ohjelmistoja palveluna myyvät yritykset voivat tehostaa myyntiään. Sitoutuneita ja menestyksekkäitä kumppanuuksia ei voida pitää itsestään selvyytenä, vaan kumppanit tarvitsevat kannustavan prosessin perehdytettäessä kumppaniohjelmaan. Tämä vaatii kumppanien sitouttamista kumppaniohjelmaan ja tarjoamalla heille kaikki tarvittavat resurssit ja koulutukset, joita he tarvitsevat roolinsa toteuttamiseen kumppanuudessa. Tehokas perehdytys vaatii toimivaa prosessia, joka tulisi olla sidottuna yrityksen strategiaan.
Tämä tutkielma on toteutettu toimeksiantona Sievo Oy yritykselle, joka on kasvanut nopeasti viime vuo-sien aikana. Yritys on tällä hetkellä tilanteessa, jossa kanavamyynti funktio on valmis kasvattamaan liike-toimintaa ja kehittämään prosesseja ja työkaluja kasvun mahdollistamiseksi. Yksi osa strategiaa on kehit-tää systemaattinen lähestymistapa uusien kanavapartnerien perehdyttämiselle ja luoda uusi prosessi vas-taamaan paremmin kanavakumppanien perehdyttämiseen liittyviä haasteita. Tutkimuskysymys kuuluu: kuinka kehittää standardisoitu ja skaalautuva kumppanien perehdyttämisprosessi kanavamyyntifunktiolle globaalissa ohjelmistoja palveluna tuottavassa yrityksessä? Tutkielmalle on asetettu kolme tavoitetta, jotka ovat 1) Identifioida globaalin ohjelmistoa palveluna myyvien yritysten liiketoiminta-alue ja liiketoi-minnan tarpeet. 2) Identifioida kumppaneiden perehdytysprosessin rakenne, aktiviteetit ja ominaisuudet. 3) Suunnitella ja luoda standardisoitu ja skaalautuva kanavamyynnin kumppaneiden perehdytysprosessi.
Tutkimus perustuu laadullisiin haastatteluihin ja teoreettiseen viitekehykseen. Teorian tarkoituksena on käsitellä toimeksi antavan yrityksen liiketoiminta-aluetta ja -mallia, tutkia kanavamyynnin ja välillisten kumppaneiden vaikutusta liiketoiminnan kasvuun ja ymmärtää kokonaiskuva kumppaneiden perehdytys-prosessista ja siihen liittyvistä vaiheista. Tutkimus on laadullinen, jossa hyödynnetään ”benchmarking wheel” -työkalua tutkimuksen toteuttamiseen kehitysprosessina. Ensisijainen aineisto on kerätty haastat-telemalla samalla toimialalla toimivia yrityksiä puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Toissijaista aineistoa, kuten yrityksen sisäistä dokumentointia ja haastateltavien yritysten jakamia materiaaleja on käytetty tut-kimuksessa ensisijaisen aineiston tukemiseen. Tarkoituksena on ymmärtää ja dokumentoida haastatelta-vien yritysten prosessit, joita he käyttävät kumppanien perehdyttämiseen. Tutkimuksen lopputuloksena tehdyt löydökset yhdistettynä teoreettisen viitekehyksen elementtien kanssa luovat tehokkaan ja skaa-lautuvan kumppaneiden perehdytysprosessin.
Löydösten mukaan kumppaneiden perehdyttäminen tulisi olla osa yrityksen strategiaa ja kumppaneiden laatu korvaa määrän. Prosessin standardisointi lisää skaalautuvuutta ja tehokkuutta vapauttamalla resurs-seja ja parantamalla prosessin mitattavuutta. Skaalautuva prosessi mahdollistaa useampien kumppanien perehdyttämisen. Hyvin strukturoitu prosessi lisää toistettavuutta ja kumppanien viemistä prosessin läpi edistäen liiketoiminnan kasvua. Perehdytysprosessin tulee olla yksinkertainen, strateginen, mitattava ja toistuva ja onnistuakseen yritysten tulee omistaa, opettaa ja toteuttaa prosessia johdonmukaisesti.