Epäsuorien hankintojen hankintapolitiikan kehittäminen lääkealan yrityksessä
Hoikkala, Jonne (2021)
Diplomityö
Hoikkala, Jonne
2021
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021053132447
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021053132447
Tiivistelmä
Työssä pyrittiin selvittämään, miten hankintapolitiikkaa ja hankinnan työkaluja voitaisiin kehittää niin, että epäsuorien hankintojen vastuut ja roolit olisivat selkeämpiä yrityksen hankintaorganisaatiolle ja sen sisäisille sidosryhmille. Työn tuloksena on ehdotus epäsuorien hankintojen taktisen hankintaprosessin rooleja ja vastuita koskevasta hankintapolitiikasta yrityksen hankintaorganisaatiolle. Ehdotus esitettiin vastuunjakotaulukkona, jota voidaan pitää myös eräänlaisena hankinnan työkaluna, jolla hankintapolitiikkaa jalkautetaan hankintayhteisöön. Työkalu sisältää kolme eri hankintaluokkaa ja niiden ominaispiirteet, osaamisvaatimukset ja koordinointivastuulliset. Hankinta asetetaan työkalussa sille parhaiten sopivaan hankintaluokkaan ennalta määriteltyjen ominaispiirteiden perusteella.
Työkalun muodostaminen sisälsi seuraavat vaiheet: 1. hankintaorganisaation erikoisosaamisen määritys, 2. hankintaluokkien määritys, 3. koordinointivastuu-roolin määritys, ja 4. koordinointivastuullisen osaamisvaatimusten määritys hankintaluokittain. Hankintaorganisaation erikoisosaaminen epäsuorissa hankinnoissa määritettiin nykyisen hankintapolitiikan pohjalta. Erikoisosaamiseksi määritettiin monimutkaisten ja poikkiorganisatoristen hankintojen koordinointi, hankintaprosessien määritys ja kuvaaminen, riskien hallinta hankintaprosessien eri vaiheissa sekä monimutkaisten kilpailutusten ja sopimusneuvotteluiden hallinta. Hankintaluokiksi määritettiin Kraljicin-matriisin hankintaluokkia mukaillen ei-kriittiset ”rutiini” hankinnat, kriittiset ”strategiset” hankinnat ja volyymihankinnat. Ei-kriittisissä hankinnoissa koordinointivastuu asetettiin linjaorganisaatiolle ja volyymihankinnoissa hankintaorganisaatiolle. Tilanteissa, jossa linjaorganisaatiolla ei ole kriittisissä hankinnoissa vaadittavaa osaamista, hankintaorganisaatio vastaa hankinnan koordinoinnista. Työkalussa hankintaluokkia kuvaa viisi ominaispiirrettä, jotka ovat hankintatilanne, hankinnan riskitaso, hankinnan vaikutus liiketoiminnalliseen tulokseen, hankinnan toistuvuus ja hankinnan laajuus. Koordinointivastuullisen päätehtävä on hankintatapauksen koordinointi ja sopivan hankintaprosessin ja hankintatiimin muodostaminen. Koordinointivastuullisen osaamisvaatimukset jaettiin henkilökohtaisiin taitoihin ja sisäisten toimintaohjeiden hallinnan tasoon hankintaluokittain. In this thesis, the goal was to identify how organization’s procurement policy and tools could be developed so that procurement responsibilities and roles would be more clear to both procurement organization and its internal stakeholders. The result of this work is a proposal for indirect procurement policy to company's procurement organization. Policy proposal was presented as a chart, which can also be seen as a procurement tool. The tool includes three different procurement categories and their characteristics, competence requirements and organization responsible of coordinating activities. Sourcing case at hand is placed in the most appropriate procurement category based on predefined characteristics.
The development of the tool included the following steps: 1. definition of the procurement organization's special expertise, 2. definition of the procurement categories, 3. definition of the coordination responsibility role, and 4. definition of the coordination responsible competence requirements by category class. The procurement organization's special expertise in indirect procurement was defined as the coordination of complex and cross-organizational procurement cases, the definition and description of procurement processes, risk management at different stages of procurement processes, and the management of complex tenders and contract negotiations. The procurement categories were defined according to Kraljic-matrix as non-critical “routine” procurement, critical “strategic” procurement, and volume procurement. In non-critical procurement, the coordination responsibility was assigned to the line organization and in volume procurement to the procurement organization. In situations, where line organization does not have the competence required for critical procurement, the procurement organization has the responsibility for coordination. Procurement categories are described by five characteristics, which are the buying situation, the risk level of the procurement, business impact, sourcing frequency and sourcing scope. The main task of the coordination responsible is to co-ordinate the procurement case and to form a suitable procurement process and procurement team. The competence requirements of the coordinating responsible were divided into personal skills and the level of knowledge of internal operating instructions by procurement category.
Työkalun muodostaminen sisälsi seuraavat vaiheet: 1. hankintaorganisaation erikoisosaamisen määritys, 2. hankintaluokkien määritys, 3. koordinointivastuu-roolin määritys, ja 4. koordinointivastuullisen osaamisvaatimusten määritys hankintaluokittain. Hankintaorganisaation erikoisosaaminen epäsuorissa hankinnoissa määritettiin nykyisen hankintapolitiikan pohjalta. Erikoisosaamiseksi määritettiin monimutkaisten ja poikkiorganisatoristen hankintojen koordinointi, hankintaprosessien määritys ja kuvaaminen, riskien hallinta hankintaprosessien eri vaiheissa sekä monimutkaisten kilpailutusten ja sopimusneuvotteluiden hallinta. Hankintaluokiksi määritettiin Kraljicin-matriisin hankintaluokkia mukaillen ei-kriittiset ”rutiini” hankinnat, kriittiset ”strategiset” hankinnat ja volyymihankinnat. Ei-kriittisissä hankinnoissa koordinointivastuu asetettiin linjaorganisaatiolle ja volyymihankinnoissa hankintaorganisaatiolle. Tilanteissa, jossa linjaorganisaatiolla ei ole kriittisissä hankinnoissa vaadittavaa osaamista, hankintaorganisaatio vastaa hankinnan koordinoinnista. Työkalussa hankintaluokkia kuvaa viisi ominaispiirrettä, jotka ovat hankintatilanne, hankinnan riskitaso, hankinnan vaikutus liiketoiminnalliseen tulokseen, hankinnan toistuvuus ja hankinnan laajuus. Koordinointivastuullisen päätehtävä on hankintatapauksen koordinointi ja sopivan hankintaprosessin ja hankintatiimin muodostaminen. Koordinointivastuullisen osaamisvaatimukset jaettiin henkilökohtaisiin taitoihin ja sisäisten toimintaohjeiden hallinnan tasoon hankintaluokittain.
The development of the tool included the following steps: 1. definition of the procurement organization's special expertise, 2. definition of the procurement categories, 3. definition of the coordination responsibility role, and 4. definition of the coordination responsible competence requirements by category class. The procurement organization's special expertise in indirect procurement was defined as the coordination of complex and cross-organizational procurement cases, the definition and description of procurement processes, risk management at different stages of procurement processes, and the management of complex tenders and contract negotiations. The procurement categories were defined according to Kraljic-matrix as non-critical “routine” procurement, critical “strategic” procurement, and volume procurement. In non-critical procurement, the coordination responsibility was assigned to the line organization and in volume procurement to the procurement organization. In situations, where line organization does not have the competence required for critical procurement, the procurement organization has the responsibility for coordination. Procurement categories are described by five characteristics, which are the buying situation, the risk level of the procurement, business impact, sourcing frequency and sourcing scope. The main task of the coordination responsible is to co-ordinate the procurement case and to form a suitable procurement process and procurement team. The competence requirements of the coordinating responsible were divided into personal skills and the level of knowledge of internal operating instructions by procurement category.