Xamkissa automatisoitiin ja sähköistettiin opinnäytetyöprosessia

Miten opinnäytetyöprosessia pitäisi kehittää, että voisimme karsia päällekkäistä työtä ja parantaa työn laatua? Tämän kysymyksen esitin vuonna 2018 Kreodin artikkelissa ”100 % (avoimia) opinnäytetöitä – kuinka tätä voi mitata”. Kehittämismatkaan on mahtunut monta mutkaa, mutta lopputuloksena Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa on käytössä opinnäytetyöprojektien ohjaus- ja hallintajärjestelmä Wihi. Miten järjestelmän käyttöönottoon päädyttiin ja mitä hyötyjä siitä olemme saaneet?

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa (Xamk) opiskelee n. 9500 opiskelijaa, jotka tekevät n. 1800 tutkintoa vuodessa. Määrät ovat merkittäviä ja työtä opinnäytetöiden osalta tekevät mm. ohjaajat, koordinaattorit, kielentarkastajat, opetuspalveluiden henkilöt, kirjastohenkilöstö ja Xamkin ulkopuoliset toimeksiantajat. Arkistointivelvoitteena on opinnäytetöiden ja arviointilausuntojen säilyttäminen pysyvästi. Alkuperäisenä opinnäytetyöprosessin kehittämistarpeena oli arviointilausunnon sähköistäminen, painettujen arviointilausuntojen arkistoinnista luopuminen ja tarve saada 100 % opinnäytetöitä sähköiseen arkistoon Yksaan. Lisäksi haluttiin yhdenmukaistaa ja tasapuolistaa toimintatapoja ja opintojen loppuvaiheen prosessia kaikille opiskelijoille.

Miten Wihin käyttöönottoon päädyttiin?  

Xamkissa kehitettiin vuodesta 2017 lähtien mallia, jossa opiskelija tallentaa opinnäytetyönsä ensin opiskelijahallintajärjestelmään, jossa ohjaaja arvioi ja arkistoi sen rajapinnan kautta sähköiseen arkistoon eli Xamkin tapauksessa Yksaan. Tuota mallia esittelin aiemmin mainitussa Kreodin artikkelissa.

Vuoden 2018 loppupuolella saimme kuitenkin tietää kehitteillä olevasta opinnäytetöiden hallintajärjestelmästä Kontosta (myöhemmin nimellä Wihi). Erona aiempaan suunnitelmaamme oli koko opinnäytetyöprosessin hallinta – ei ainoastaan loppuvaiheen prosessi. Koko prosessin hallinnasta koettiin saatavan enemmän hyötyjä kuin oman järjestelmän kehittämisestä. Koska olimme käsitelleet loppuvaiheen prosessia kehittämispalavereissa pidemmän aikaa, tiesimme verrattain hyvin mitä toimintoja toivoimme ja mitkä tarpeemme olivat. Erityisesti integrointi suoraan opiskelijahallintajärjestelmä Peppiin oli olennaista. Lisäksi mahdollisuus siirtää opinnäytetyöt ja arviointilausunnot Xamkin sähköiseen arkistoon Yksaan oli yksi merkittävä edellytys hankinnalle.

Mitä hyötyjä Wihistä Xamkille on?

Merkittävin etu Wihistä oli prosessin sähköistyminen ja luopuminen pääosasta painettujen asiakirjojen käsittelyä. Edut eivät kuitenkaan siihen jää. Seuraavassa on esitelty osa Wihin hyödyistä.

Viestittely, jota aiemmin tehtiin sähköpostilla ja oppimisalustoilla, on nyt mahdollista tehdä Wihissä. Tämän etuna on, että viestit jäävät samaan paikkaan, missä itse opinnäytetyöversioita ja siihen liittyvää muuta dokumentaatiota käsitellään. Opintojen edistymistä voidaan seurata yksittäisen opiskelijan kohdalta keskitetysti yhden kanavan kautta. Toki tämä on osittain myös toimintatapa-asia. Mikäli ei luovuta sähköpostin ja oppimisalustojen käytöstä, voi tulla tunne, että kanavat vain lisääntyvät. Opinnäytetyöprosessin dokumentoinnin etuna on muun muassa varautuminen yllättäviin henkilöstömuutoksiin. Tiedot opinnäytetyön teon vaiheista eivät katoa esimerkiksi yksittäisen opettajan sähköpostiin. Ohjaajien ja koordinaattoreiden on mahdollista seurata Wihissä koulutuksen eri vaiheissa olevien opiskelijoiden edistymistä raporttinäkymän kautta.

Ohjaajan työtä helpottaa, kun arvosanat kirjautuvat Wihistä automaattisesti Peppiin. Arvosanat kirjautuvat, kun opiskelija on suorittanut loppuun kunkin vaiheen: 1. ideointi ja suunnittelu, 2. toteutus sekä 3. raportointi, arviointi, esittely ja arkistointi. Ensimmäiset kaksi vaihetta arvioidaan aluksi arvosanalla ”Hyväksytty”, ja kun opinnäytetyö on arvioitu, ne korvautuvat automaattisesti opinnäytetyön arvosanalla yhdeksi kokonaisuudeksi.

Pyrkimys tietojen oikeellisuuteen oli merkittävä lähtökohta prosessin sähköistämiselle. Wihi vie tietoja suoraan Peppiin, mikä vähentää inhimillisiä virheitä. Toisaalta mahdollisimman paljon arkistoon menevien asiakirjojen metatiedoista kerätään automaattisesti sekä Wihistä että Pepistä, joten niissä virheiden mahdollisuus on myös minimoitu. Selkeästi kriittisin virhe on edelleen mahdollinen, eli varsinaisen opinnäytetyön nimeke. Opiskelijan toki pitäisi huolehtia prosessin aikana, että muuttaessaan opinnäytetyönsä nimekettä, hän muuttaa sen myös Wihiin. Lopulta tarkastusvastuu asiasta on ohjaajalla, jonka tulisi tarkastaa arvioitavasta opinnäytetyöstä sen oikea nimeke kansilehdeltä ennen arviointilausunnon hyväksymistä. Tieto siirtyy arviointilausunnolle ja arkistoitavan opinnäytetyön metatietoihin, mutta myös varsinaiseen tutkintotodistukseen automaattisesti. Tietoa ei voi myöskään jälkikäteen muuttaa, mikä takia ohjaajan tarkastusrooli on merkittävä. Toisaalta ohjaajalla on paras tieto oikeasta opinnäytetyön versiosta ja oikeasta opinnäytetyön nimekkeestä.

Wihin hyöty on selkeästi ollut suorittavan työn väheneminen, kun tietoa ei tarvitse syöttää paperilta erikseen järjestelmiin ja tarkastaa olemassa olevia tietoja samassa määrin kuin aiemmin. Arviointilausuntojen ja opinnäytetöiden arkistointi sujuvat automaattisesti. Oleellista opiskelijoiden oikeusturvan ja tasapuolisen kohtelun kannalta oli samalla yhdenmukaistaa koulutusalojen käytäntöjä, selkeyttää vastuita ja saada talteen kaikki Kansallisarkiston pysyvään säilytykseen määritellyt opinnäytetyöt ja arviointilausunnot.

Miten Xamkin Wihin käyttöönottoprojekti eteni?

Ensimmäiset keskustelut sähköisen prosessin tarpeista ja arkistointitarpeista käytiin jo vuonna 2017. Varsinaiseen Wihi-projektiryhmään kuului edustus opetuksesta, kirjastosta/arkistosta, opiskelijapalveluista ja tietohallinnosta. Lisäksi ryhmää johti päätösvaltainen opetuksen hallintojohtaja. Varsinainen aloituspalaveri Wihin osalta oli vuoden 2019 elokuussa. Pian tämän jälkeen saimme käyttöön testiympäristön, jota testasivat sekä opiskelijat että ohjaajat ja koordinaattorit. Loppuvuodesta 2019 asensimme Wihin tuotantoympäristöön, mutta todellista käyttöönottoa emme vielä tehneet, koska Wihin käyttökoulutukset sekä Wihiin tilatut muutokset olivat vielä kesken. Eduix järjesti projektiryhmälle koulutusta, minkä jälkeen järjestimme talon sisäistä koulutusta opinnäytetyökoordinaattoreille. Samaan aikaan määriteltiin arkistointegraatiota.

Alkuvaiheessa epäselvyyttä aiheutti muun muassa eri termien käyttö tai saman termin käyttö eri merkityksissä. Puhuttiin ristiin arkistosanaa käyttäen muun muassa Wihin omasta lopputallennuspaikasta (Wihissä arkisto) ja siirroista oikeaan sähköiseen arkistoon Yksaan. Viestiminen toimeksiantajien kanssa Wihin kautta oli mahdollista, mutta emme ymmärtäneet, että liitteet eivät kulje viestien mukana jne. Muutostoiveita oli paljon sekä käytettäviin termeihin että toimintoihin liittyen. Projektiryhmä kuitenkin linjasi oleellisimmat asiat ja kehitti ydinprosessia, jota muokattiin aiemmin käytössä olleesta prosessista sopivaksi. Päätettiin lähteä liikkeelle, vaikka järjestelmä ei kaikilta osin vastannut toiveita, koska edut koettiin kuitenkin merkittävimmiksi. Oltiin valmiita tekemään kompromisseja ja muuttamaan aiempia käytänteitä ja tottumuksia.  

Keväällä 2020 otettiin käyttöön versio 3. Opiskelijoille, ohjaajille ja koordinaattoreille luotiin yhteinen ydinprosessiohje sekä tekniset ohjeet erikseen eri rooleille. Ennen todellista käyttöönottoa elokuussa 2020 siirryttiin vielä versioon 4, jossa oli saatu ratkaistua suurimmat kynnyskysymykset käyttöönotolle. Wihi otettiin käyttöön opinnäytetyöprojektia aloittavilla amk- ja yamk-opiskelijoilla. Lisäksi osa koulutuksista ja opiskelijoista halusi ottaa järjestelmän käyttöön, vaikka opiskelijat olivat jo aiemmin aloittaneet opinnäytetyön teon. Tästä syystä jo syyskuussa 2020 valmistui ensimmäinen Wihi-opinnäytetyö. Koulutuksia jatketiin tiiviisti syksyn aikana. Opiskelijoille Wihin käyttöönotto mahdollisti arviointilausunnon hakemisen omatoimisesti Wihistä.

Arkistointegraatiota kehitettiin vielä rinnalla, vaikka opinnäytetöitä jo valmistui. Määriteltiin tarvittavat metatiedot, jotka haluttiin siirtää arkistoon. Lisäksi sovittiin tietojen siirtotavoista järjestelmien välillä. Päivittäiset arkistosiirrot Wihistä Yksaan toteutuivat maaliskuussa 2021.

Prosessiin oleellisesti kuului viestinnän huomioiminen. Käytössä oli kaikille avoin Teams-ryhmä sekä projektiryhmän oma Teams-kanava. Ryhmän edustaja vei tilannekatsaukset opetuksen johtoryhmään ja toimi muutoinkin yhdyshenkilönä Wihin toimittajan suuntaan. Lisäksi Xamkin viestintäyksikkö osallistui tiedotukseen ja tiedotusta oli sekä opiskelijoiden että henkilökunnan intrassa.

Kokemukset käyttöönotosta

Ylipäätään projektilla tulee olla kokonaisuutta koordinoiva ja prosessin kehitystä seuraava ja tarkistava vastuuhenkilö. Opinnäytetyöprosessi koskettaa sen verran montaa toimijaa ammattikorkeakoulun sisällä, että kokonaisuuden hallinta on välttämätöntä. Prosessin kattavuuden myötä muutostarpeita on paljon. Ajoittain muutosten vienti käytäntöön on hidasta ja vaatii aktiivista otetta. Ydinprosessin määrittely koettiin hyväksi, koska se mahdollisti alakohtaisten käytäntöjen soveltamisen. Toki edelleen koulutusalojen omissa kanavissa on vanhaa ja väärää ohjeistusta, jota on hankala muuttaa.

Sähköisen arkiston hyödyntäminen Xamkissa

Xamkin tytäryhtiö Disec Oy:n Yksa-arkisto oli ollut Xamkissa käytössä vuodesta 2014, mutta osa Xamkin edeltäjän Mikkelin ammattikorkeakoulun opinnäytetöistä on Yksassa jo vuodesta 2005. Viimeisimmäksi Kymenlaakson ammattikorkeakoulun painettuja opinnäytetöitä on digitoitu. Tavoitteena olisi lisäksi tulevaisuudessa saada Mikkelin ammattikorkeakoulun painetut opinnäytteet digitoitua ja Yksaan. Digitointi edesauttaa aineistojen käytettävyyttä ja tietopyyntöihin vastaaminen helpottuu. Toki edut ovat merkittäviä myös arkistotilojen riittävyyden kannalta.

Opinnäytetyöprosessiin liittyen Yksaan arkistoituvat tällä hetkellä automaattisesti arviointilausunto, opinnäytetyö ja tutkintotodistus. Wihin käyttöönottoprojekti edisti omalta osaltaan myös tutkintotodistusten vientiä Yksaan, kun Wihistä erillisenä projektina toteutettiin tutkintotodistusten automaattinen sähköinen arkistointi. Prosessin läpivienti oli myös huomattavasti yksinkertaisempaa, kun Wihin käyttöönotosta oli jo kokemuksia ja pystyttiin hyödyntämään samaa menetelmää arkistosiirtoihin, vaikka kyseessä oli eri palveluntuottaja. Yksaa on hyödynnetty Xamkissa myös taloushallinnon asiakirjojen arkistona. Kehitteillä on lisäksi hyödyntää Yksaa TKI-aineistojen säilytyspaikkana.

Opinnäytetyöprosessin jatkokehittäminen

Wihi on edelleen kehittyvä järjestelmä. Monilla ammattikorkeakouluilla on erilaisia kehittämistarpeita ja näitä on käsitelty myös yhteistyössä. Xamkin osalta arvosanatietoja pitäisi saada laitettua Wihissä kokonaislukuina, opinnäytetyön nimekkeen oikeellisuuden tarkistamiseen tarvittaisiin työkaluja, pitäisi olla mahdollisuus käyttää useampaa arviointilausuntopohjaa ja arviointilausunnot tulisi saada arkistoon PDF/A-muodossa. Lista on lähes loputon, jos toteutettaisiin kaikkien toiveita. Priorisointia on jatkossakin hyvä tehdä yhdessä ja yhteistyössä sekä järjestelmätoimittajan että muiden ammattikorkeakoulujen kanssa. Idea ja potentiaali järjestelmän osalta on merkittävä.

Wihiin palautettujen opinnäytetöiden siirto Wihistä automaattisesti Theseukseen on tietoasiantuntijan näkökulmasta jatkokehittämisen osalta tietynlainen huipentuma. Tämä varmistaisi, että Theseuksessa on oikea versio opinnäytetyöstä. Kehittämisessä lähtökohtana näkemykseni mukaan tulisi olla, että mahdollisimman paljon tietoja otetaan Wihistä ja Pepistä automaattisesti ja minimoidaan käsin syötettävien tietojen vientiä. Toiveena olisi saada Wihiin integroituna automaattisen sisällönkuvailun työkalu Annif. Tällaisella Wihi-Theseus putkella saataisiin suorittavan työn osuus ja virheet minimoitua sekä prosessit oikeasti kuntoon siten, että ne palvelevat sekä opiskelijoita että jatkokäyttäjiä. Opinnäytetyöprosessin kehittäminen vaatii Xamkissa vielä opinnäytetyön metatietojen avaamisen, mikä on mahdollista Yksan kautta.

Perusteet prosessien kehittämiselle

Mikä tärkeintä, koko opinnäytetyöprosessin kehittäminen omassa organisaatiossa ja valtakunnallisesti tähtää asiakirjalliseen tietoon kohdistuvien laatuvaatimusten täyttämiseen. Tavoitteet ovat oikeansuuntaisia ja välttämättömiä, kun niillä tavoitellaan tiedon alkuperäisyyttä, eheyttä, luotettavuutta ja käytettävyyttä.