Strategies to improve the cost-estimation of requirements in complex tender projects
Lillkaas, Robin (2020)
Lillkaas, Robin
Åbo Akademi
2020
Julkaisu on tekijänoikeussäännösten alainen. Teosta voi lukea ja tulostaa henkilökohtaista käyttöä varten. Käyttö kaupallisiin tarkoituksiin on kielletty.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020091169362
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020091169362
Tiivistelmä
Project-based firms often find themselves in challenging situations when providing proposals for tender-projects. Dealing with an overwhelming amount of tender documents from the customer side within a short time-frame often leads to substantial challenges in estimating the actual costs of the project. Precise cost-estimations are however of extreme importance. Therefore, the purpose of this thesis is to create a deep understanding of the challenges that occur and examine possible methods to facilitate the cost-estimation of tender projects.
To investigate this problem, a qualitative case study was executed. Literature concerning cost-management, tender projects, internal integration was used to create a fundamental understanding of the existing theory. The Case study itself was executed in two rounds of semi-structured interviews. The first round contributed to add more understanding of the context and to collect ideas. In the second round, the ideas were developed together with experienced stakeholders in the respective areas.
The Findings demonstrate the importance of internal integrations and proper information flow to minimize the risks and continuously make improvements in the estimations. One major challenge occurs when a company enters a new market, where no data or previous experience from a project exist. Then proper pre-engineering and preparations have to be executed to enable successful estimations.
The thesis proposes actions to ensure that different organizational units communicate with each other, as well as a clear method of how “lessons learned” are captured and distributed. Further, the utilization of a three-method estimation and software tools are proposed, as well as a clear approach when entering new markets. Subsequently, well-functioning communication internally between organizational units is vital. Ultimately being able to invest both time and money in the early sales phase generally leads to more accurate cost estimation. I denna avhandling behandlas problemet som företag med internationella och stora projekt ofta står inför: Hur kan kostnaderna för ett stort komplext projekt i förhandlingsfasen uppskattas? Detta gäller speciellt i förhandlingar om så kallade “tenderprojekt” (eng. “Tender project”), där köparen meddelar leverantörerna angående sina önskemål och krav. De intresserade leverantörerna av projektet har sedan en tidsram att ge sina offerter till köparen. Det är detta tillvägagånssätt för att få in offerter, som kallas ”tendering” på engelska och därför kallas projekten som säljs ett ”tender projekt”. Dokumenten som specifierar vad kunden vill köpa och deras krav kallas vidare ”tender dokument”. Man kunde jämföra detta med en privatperson (köparen) som skickar ut sitt önskemål (tender dokument) till byggfirmor (leverantörer) för utföra ett takbyte (projekt).
Vad som gör dessa tenderprojekt extra utmanande för leverantörer, framförallt världsomfattande företag, är att de ofta är obekanta med köparen, den lokala kulturen eller lokala geografiska förhållanden. I värsta fall, alla tre ovannämnda. Tiden leverantören har på sig att ge en offert är också väldigt knapp, oftast endast en månad. Dessa 30 dagar från att leverantören fått en offert-förfrågning till att förse köparen med en offert är väldigt hektiska. Nya kunder kommunicerar kanske inte på ett bekant sätt och otydligheter måste klargöras. Det är ovisst om leverantören kan använda sina egna standarder eller om man måste följa lokala mer strikta standarder. Specifika geografiska förhållanden som t.ex. risk för jordbävningar, hög vind, marktyper och transportmöjligheter måste också redas ut. Alla dessa aspekter påverkar den totala kostnaden. Det som ännu bör nämnas är att tender dokumentet kan vara hundratals till antalet, vilket sätter stor press på proccesseringen av information.
Det är ytterst viktigt reda ut alla oklarheter så snabbt som möjligt för att sedan kunna göra en så korrekt upskattning av den totala kostnaden. Om kostnader uppskattas fel, kan det bli ödesdigert för hela projektets resultat.
To investigate this problem, a qualitative case study was executed. Literature concerning cost-management, tender projects, internal integration was used to create a fundamental understanding of the existing theory. The Case study itself was executed in two rounds of semi-structured interviews. The first round contributed to add more understanding of the context and to collect ideas. In the second round, the ideas were developed together with experienced stakeholders in the respective areas.
The Findings demonstrate the importance of internal integrations and proper information flow to minimize the risks and continuously make improvements in the estimations. One major challenge occurs when a company enters a new market, where no data or previous experience from a project exist. Then proper pre-engineering and preparations have to be executed to enable successful estimations.
The thesis proposes actions to ensure that different organizational units communicate with each other, as well as a clear method of how “lessons learned” are captured and distributed. Further, the utilization of a three-method estimation and software tools are proposed, as well as a clear approach when entering new markets. Subsequently, well-functioning communication internally between organizational units is vital. Ultimately being able to invest both time and money in the early sales phase generally leads to more accurate cost estimation.
Vad som gör dessa tenderprojekt extra utmanande för leverantörer, framförallt världsomfattande företag, är att de ofta är obekanta med köparen, den lokala kulturen eller lokala geografiska förhållanden. I värsta fall, alla tre ovannämnda. Tiden leverantören har på sig att ge en offert är också väldigt knapp, oftast endast en månad. Dessa 30 dagar från att leverantören fått en offert-förfrågning till att förse köparen med en offert är väldigt hektiska. Nya kunder kommunicerar kanske inte på ett bekant sätt och otydligheter måste klargöras. Det är ovisst om leverantören kan använda sina egna standarder eller om man måste följa lokala mer strikta standarder. Specifika geografiska förhållanden som t.ex. risk för jordbävningar, hög vind, marktyper och transportmöjligheter måste också redas ut. Alla dessa aspekter påverkar den totala kostnaden. Det som ännu bör nämnas är att tender dokumentet kan vara hundratals till antalet, vilket sätter stor press på proccesseringen av information.
Det är ytterst viktigt reda ut alla oklarheter så snabbt som möjligt för att sedan kunna göra en så korrekt upskattning av den totala kostnaden. Om kostnader uppskattas fel, kan det bli ödesdigert för hela projektets resultat.