The role of agile approach in ERP implementations
Lohva, Hanna (2020)
Diplomityö
Lohva, Hanna
2020
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020062345433
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020062345433
Tiivistelmä
Traditionally, ERP implementations have been delivered using the waterfall implementation methodology, but the downside of the waterfall projects is that value from the project can be realized years later the requirements were collected. Once the system has gone live, the initial requirements may not answer anymore to the needs of the customers. Today, customers are no longer willing to investment to projects were value realization takes such a long time. Customers are starting to request faster results and ability to react to changes even during the project. Agile is a software development lifecycle method which utilized sprints and emphasizes changes made even at later change. However, the complexity and size of ERP implementations makes it necessary to scale the agile practices.
This qualitative research studies how the agile method can be utilized in ERP implementations and how the agile method suits ERP implementations compared to the traditional waterfall method. In addition, the thesis studies if there are challenges in adopting agile as well as how to successfully adopt agile into ERP implementations. The selected research methods are literature review and semi-structured interviews.
The study reveals that the agile method has become the main implementation methodology for ERP systems, and it will be the standard methodology in the future. Nevertheless, the ERP implementation methodology is not fully agile because ERP implementations are complex and not everything in the project can be managed in the same way. The work in agile ERP implementations start from the best practices which enable to see early how the system acts and looks like. The implementation is done in close cooperation with the customer, and there is an ability to react and do changes if the solution is not what the customers expected. In this way, the solutions answer better to the needs of the customers. The results of the study showed that challenges in adopting agile practices into ERP implementations are mostly related to change management and not to the actual implementation methodology. In the beginning of an agile ERP implementation project a lot of effort is required from the implementation partners in the amount of onboarding and training to get the project resources adapted to an agile way of working. Perinteisesti ERP-järjestelmän käyttöönotto toteutetaan vesiputousmenetelmällä, mutta näiden käyttöönottoprojektien varjopuoli on se, että projektin arvo saadaan realisoitua vasta pitkän ajan jälkeen siitä, kun asiakkaat ovat asettaneet vaatimuksensa järjestelmälle. Siinä vaiheessa, kun ERP-järjestelmä otetaan käyttöön, alkuperäiset vaatimukset eivät välttämättä enää vastaa asiakkaiden liiketoimintatarpeisiin. Tästä syystä asiakkaat ovat alkaneet vaatimaan nopeampia ratkaisuja ja mahdollisuutta reagoida muutoksiin myös kesken ERP-käyttöönottoprojektin. Ketterä menetelmä on ohjelmistokehityksen elinkaarimalli, jota hyödyntämällä projektista saadaan lisäarvoa nopeammin ja joka mahdollistaa muutosten tekemisen alkuperäisiin vaatimuksiin. ERP-järjestelmien kompleksisuus ja käyttöönottohankkeiden laajuus vaativat ketterän menetelmän skaalaamista tähän yhteyteen sopivaksi.
Tämä laadullinen tutkimus tutkii, kuinka ketterää menetelmää voidaan hyödyntää ERP- käyttöönottoprojekteissa ja sen soveltuvuutta ERP-käyttöönottoihin verrattuna perinteiseen vesiputousmenetelmään. Lisäksi tutkitaan, millaisia haasteita ketterän menetelmän omaksumisessa osaksi ERP-hankkeita on ja kuinka ketterät menetelmät voidaan onnistuneesti ottaa osaksi ERP-käyttöönottoprojekteja. Valitut tutkimusmenetelmät ovat kirjallisuuskatsaus ja haastattelut.
Tutkimus osoittaa, että ketterästä menetelmästä on tullut pääasiallinen ERP-järjestelmien käyttöönottomenetelmä, jonka merkitys tulee kasvamaan tulevaisuudessa. Menetelmä ei kuitenkaan noudata täysin ketterää kehitystä, sillä ERP-käyttöönotot ovat kompleksisia eikä kaikkea projektissa voida hallita samalla tavalla. Ketterää menetelmää hyödyntämällä ERP- käyttöönotot lähtevät liikkeelle parhaiden käytäntöjen mukaisista prosesseista. Projektia toimitetaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa, jolloin kesken projektin on mahdollista reagoida, jos jokin ei vastaa asiakkaan odotuksia. Tällä tavoin ERP-järjestelmä voidaan toimittaa nopeammin ja se vastaa asiakkaan tarpeisiin paremmin kuin perinteisissä ERP- käyttöönotoissa. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että haasteet ketterän menetelmän omaksumisessa liittyvät pääosin muutosjohtamiseen. Ketterän ERP-projektin alussa käyttöönottokumppaneilta vaaditaan suurta vaivannäköä projektitiimin perehdyttämisessä ja kouluttamisessa, jotta he mukautuvat ketterään tapaan työskennellä.
This qualitative research studies how the agile method can be utilized in ERP implementations and how the agile method suits ERP implementations compared to the traditional waterfall method. In addition, the thesis studies if there are challenges in adopting agile as well as how to successfully adopt agile into ERP implementations. The selected research methods are literature review and semi-structured interviews.
The study reveals that the agile method has become the main implementation methodology for ERP systems, and it will be the standard methodology in the future. Nevertheless, the ERP implementation methodology is not fully agile because ERP implementations are complex and not everything in the project can be managed in the same way. The work in agile ERP implementations start from the best practices which enable to see early how the system acts and looks like. The implementation is done in close cooperation with the customer, and there is an ability to react and do changes if the solution is not what the customers expected. In this way, the solutions answer better to the needs of the customers. The results of the study showed that challenges in adopting agile practices into ERP implementations are mostly related to change management and not to the actual implementation methodology. In the beginning of an agile ERP implementation project a lot of effort is required from the implementation partners in the amount of onboarding and training to get the project resources adapted to an agile way of working.
Tämä laadullinen tutkimus tutkii, kuinka ketterää menetelmää voidaan hyödyntää ERP- käyttöönottoprojekteissa ja sen soveltuvuutta ERP-käyttöönottoihin verrattuna perinteiseen vesiputousmenetelmään. Lisäksi tutkitaan, millaisia haasteita ketterän menetelmän omaksumisessa osaksi ERP-hankkeita on ja kuinka ketterät menetelmät voidaan onnistuneesti ottaa osaksi ERP-käyttöönottoprojekteja. Valitut tutkimusmenetelmät ovat kirjallisuuskatsaus ja haastattelut.
Tutkimus osoittaa, että ketterästä menetelmästä on tullut pääasiallinen ERP-järjestelmien käyttöönottomenetelmä, jonka merkitys tulee kasvamaan tulevaisuudessa. Menetelmä ei kuitenkaan noudata täysin ketterää kehitystä, sillä ERP-käyttöönotot ovat kompleksisia eikä kaikkea projektissa voida hallita samalla tavalla. Ketterää menetelmää hyödyntämällä ERP- käyttöönotot lähtevät liikkeelle parhaiden käytäntöjen mukaisista prosesseista. Projektia toimitetaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa, jolloin kesken projektin on mahdollista reagoida, jos jokin ei vastaa asiakkaan odotuksia. Tällä tavoin ERP-järjestelmä voidaan toimittaa nopeammin ja se vastaa asiakkaan tarpeisiin paremmin kuin perinteisissä ERP- käyttöönotoissa. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että haasteet ketterän menetelmän omaksumisessa liittyvät pääosin muutosjohtamiseen. Ketterän ERP-projektin alussa käyttöönottokumppaneilta vaaditaan suurta vaivannäköä projektitiimin perehdyttämisessä ja kouluttamisessa, jotta he mukautuvat ketterään tapaan työskennellä.