Challenges of scaling robotic process automation
Poussa, Henri (2020)
Diplomityö
Poussa, Henri
2020
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020060240142
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020060240142
Tiivistelmä
Digitalization has pressured companies to constantly improve their products and services while running cost effective processes. Many organizations saw robotic process automation (RPA) as an enabler for these objectives. While companies have enjoyed successes in their initial RPA projects companies are now reporting challenges of scaling RPA to all business areas. This thesis aimed to identify these challenges companies are struggling with and to provide a model for growing capabilities in RPA to better avoid or overcome identified challenges.
The thesis started with a comprehensive review of current RPA utilization and challenges that companies have had in the past. The literature review findings were set to be compared with the data gathered in the empirical section. This thesis used semi-structured interviews to gather data from Finnish companies of their RPA utilization, challenges of scaling and best practices that they had learned. A total of 12 interviews were conducted to a variety of industries and company sizes.
The results from the interviews show that companies have moved past the initial stage of RPA usage and are now looking to scale the technology to all meaningful business areas. Companies faced different challenges during this transition namely with complex business processes, combining RPA with business, employee engagement and lack of process knowledge. This thesis provided a model to support process development before automation, capturing all the benefits of RPA by proper metrics, finding more use cases with democratization of RPA and motivating process harmonization with RPA. Digitalisaatio painostaa yrityksiä jatkuvasti kehittämään tuotteitaan ja palveluitaan samalla, kun toiminnan pitäisi olla kustannustehokasta. Aluksi ohjelmistorobotiikka (RPA) nähtiin työkaluna, jonka avulla nämä tavoitteet voidaan saavuttaa, mutta kokeiluvaiheen jälkeen yritykset raportoivat haasteista sen laajamittaisessa hyödyntämisessä. Tämän diplomityön tavoitteena on tunnistaa yritysten haasteet RPA:n skaalauksessa ja luoda malli sen kyvykkyyksien kasvattamiseksi.
Diplomityö alkaa kirjallisuuskatsauksella RPA:n hyödyntämisestä ja skaalaamiseen liittyvistä haasteista. Kirjallisuuskatsauksen tuloksia vertaillaan empiirisessä vaiheessa kerättyyn dataan, joka kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Haastatteluissa keskityttiin selvittämään, miten suomalaisissa yrityksissä hyödynnetään RPA:ta ja mitä skaalautumisen haasteita heillä esiintyy. Lisäksi haastatteluissa selvitettiin RPA:n skaalaamisen parhaita käytäntöjä.
Haastattelujen tulokset osoittavat, että yritykset ovat siirtyneet RPA:n kokeiluvaiheen ohi ja haluavat nyt laajentaa RPA:n käyttöä yrityksessä. Yrityksissä koetaan skaalauksessa monia erilaisia haasteita, kuten liiketoimintaprosessien monimutkaisuus, vaikeus yhdistää RPA ja liiketoiminta, työntekijöiden vähäinen sitoutuminen ja puutteellinen prosessiymmärrys. Tämän diplomityön lopputuloksena tarjotaan malli, jossa painotetaan prosessikehitystä ennen automaatiota, pätevien mittarien asettamista kaikkien hyötyjen kaappaamiseksi, RPA:n demokratisoimista käyttötapauksien lisäämiseksi ja motivoimaan prosessien yhdenmukaistamista RPA:lla.
The thesis started with a comprehensive review of current RPA utilization and challenges that companies have had in the past. The literature review findings were set to be compared with the data gathered in the empirical section. This thesis used semi-structured interviews to gather data from Finnish companies of their RPA utilization, challenges of scaling and best practices that they had learned. A total of 12 interviews were conducted to a variety of industries and company sizes.
The results from the interviews show that companies have moved past the initial stage of RPA usage and are now looking to scale the technology to all meaningful business areas. Companies faced different challenges during this transition namely with complex business processes, combining RPA with business, employee engagement and lack of process knowledge. This thesis provided a model to support process development before automation, capturing all the benefits of RPA by proper metrics, finding more use cases with democratization of RPA and motivating process harmonization with RPA.
Diplomityö alkaa kirjallisuuskatsauksella RPA:n hyödyntämisestä ja skaalaamiseen liittyvistä haasteista. Kirjallisuuskatsauksen tuloksia vertaillaan empiirisessä vaiheessa kerättyyn dataan, joka kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Haastatteluissa keskityttiin selvittämään, miten suomalaisissa yrityksissä hyödynnetään RPA:ta ja mitä skaalautumisen haasteita heillä esiintyy. Lisäksi haastatteluissa selvitettiin RPA:n skaalaamisen parhaita käytäntöjä.
Haastattelujen tulokset osoittavat, että yritykset ovat siirtyneet RPA:n kokeiluvaiheen ohi ja haluavat nyt laajentaa RPA:n käyttöä yrityksessä. Yrityksissä koetaan skaalauksessa monia erilaisia haasteita, kuten liiketoimintaprosessien monimutkaisuus, vaikeus yhdistää RPA ja liiketoiminta, työntekijöiden vähäinen sitoutuminen ja puutteellinen prosessiymmärrys. Tämän diplomityön lopputuloksena tarjotaan malli, jossa painotetaan prosessikehitystä ennen automaatiota, pätevien mittarien asettamista kaikkien hyötyjen kaappaamiseksi, RPA:n demokratisoimista käyttötapauksien lisäämiseksi ja motivoimaan prosessien yhdenmukaistamista RPA:lla.