Työeläkevakuutusyhtiön hankintaprosessi SaaS-palveluissa ja organisaation toiminta prosessiin liittyen
Vehokari, Heidi (2019)
Diplomityö
Vehokari, Heidi
2019
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019112143377
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019112143377
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen kohteena oli tutkia suomalaisen työeläkevakuutusyhtiön pilvipalveluiden hankintaprosessia tapaustutkimuksena. Tavoitteena oli lisätä prosessin sisäiselle asiakkaalle tuottamaa arvoa ja samalla varmistaa, että kaikki oleelliset näkökulmat tulevat huomioiduiksi hankintaa tehtäessä. Tutkimus keskittyi erityisesti palveluna ostettujen sovellusten eli SaaS-palveluiden hankintaan organisaatiossa. Tavoitteena oli saada organisaatio ymmärtämään prosessin hyödyt ja kannustaa organisaatiota seuraamaan prosessin askeleita entistä paremmin. Tavoitteena oli lisäksi löytää syitä siihen, miksi prosessista toisinaan poiketaan ja tunnistaa prosessiin liittyviä kehittämisen kohteita.
Tutkimus toteutettiin haastattelemalla yrityksen liiketoimintajohtajia ja muita hankinnoista vastaavia sekä hankintapäätöksiä tekeviä johtajia. Haastattelut toteutettiin puolisturkturoituina haastatteluina. Haastattelukysymykset lähetettiin haastateltaville etukäteen. SaaS-hankintoihin liittyvä problematiikka oli haastateltavien tiedossa, ja he vastasivat esitettyihin kysymyksiin kattavasti. Tutkimus asian tiimoilta otettiin hyvin positiivisesti vastaan ja prosessiin liittyviä kehitysehdotuksia nousi haastatteluissa esiin runsaasti.
Tutkimus osoitti, että organisaatiossa on ymmärrystä siitä, mitä SaaS-palvelut ovat. Termiä pilvipalvelut käytettiin kuitenkin yleiskäsitteenä puhuttaessa SaaS-palveluista. Haastatellut ilmaisivat kaipaavansa lisäkoulutusta SaaS-hankintoihin liittyen, niiden käytön yleistyessä. Haastatellut tunnistivat riskejä erityisesti tietoturva- ja tietosuoja-asioihin liittyen. Samalla SaaS-ratkaisujen nähtiin sisältävän paljon etuja perinteisiin sovellushankintoihin verraten. Haastatteluissa nousi myös muita näkökulmia ja haasteita, jotka prosessin ja toiminnan edelleen kehittämisessä tulee huomioida.
Työn lopputuloksena havaittiin tarve keventää prosessia, lisätä tietämystä SaaS-hankintoihin liittyen ja tuoda esiin avoimesti syyt siihen, miksi prosessin askeleita tulee noudattaa. Lopulta koko organisaatio tulee hyötymään, kun hankintaprosessia noudatetaan paremmin myös SaaS-palveluita ostettaessa. The aim of this study was to do a case study about the sourcing process of cloud services in a Finnish pension insurance Company. The goal was to add the value of the process and at the same time make sure that all the essential aspect while doing sourcing will be noticed. The focus of the research was in the Software as a Service sourcing process in the company. The aim was the help the organization to understand the benefits of the process and encourage it to follow the steps of the process more thoroughly than before. The aim was also to find reasons why the process is occasionally not followed and to find points of improvement concerning the process.
The research was done by interviewing the leaders of business units and those people in the organization that are responsible for the sourcing decisions in the company. Also, other stakeholders in the organization were interviewed. The interviews were conducted as semi-structured interviews. The questions were sent to the participants beforehand. The problems concerning SaaS-souring were somewhat familiar to the interviewees. They had a lot of insight to the questions. The study itself was welcomed by the leaders in question. They had lot of suggestion on how to improve the matter.
As a result of the study gave insight on how the organization understands what cloud services are. It showed that the term is widely used as a common term while taking about Software as a Service. The interviewees pointed out that further education concerning the sourcing of SaaS is needed as SaaS-services become more and more common. They recognized that there are many data privacy and data protection related risks that must be noticed while doing SaaS-sourcing. On the other hand, they recognized the benefits that SaaS can bring compared to traditional systems. Also, other perspectives and challenges that need to be dealt with were recognized during the interviews.
As a conclusion, the need to improve to process by making it lighter and to add the knowledge concerning Software as a Service sourcing process were recognized. The study also showed that there is a need to point out the reasons behind the steps of the process. Eventually the whole organization will benefit when the sourcing process is followed also while doing SaaS-sourcing.
Tutkimus toteutettiin haastattelemalla yrityksen liiketoimintajohtajia ja muita hankinnoista vastaavia sekä hankintapäätöksiä tekeviä johtajia. Haastattelut toteutettiin puolisturkturoituina haastatteluina. Haastattelukysymykset lähetettiin haastateltaville etukäteen. SaaS-hankintoihin liittyvä problematiikka oli haastateltavien tiedossa, ja he vastasivat esitettyihin kysymyksiin kattavasti. Tutkimus asian tiimoilta otettiin hyvin positiivisesti vastaan ja prosessiin liittyviä kehitysehdotuksia nousi haastatteluissa esiin runsaasti.
Tutkimus osoitti, että organisaatiossa on ymmärrystä siitä, mitä SaaS-palvelut ovat. Termiä pilvipalvelut käytettiin kuitenkin yleiskäsitteenä puhuttaessa SaaS-palveluista. Haastatellut ilmaisivat kaipaavansa lisäkoulutusta SaaS-hankintoihin liittyen, niiden käytön yleistyessä. Haastatellut tunnistivat riskejä erityisesti tietoturva- ja tietosuoja-asioihin liittyen. Samalla SaaS-ratkaisujen nähtiin sisältävän paljon etuja perinteisiin sovellushankintoihin verraten. Haastatteluissa nousi myös muita näkökulmia ja haasteita, jotka prosessin ja toiminnan edelleen kehittämisessä tulee huomioida.
Työn lopputuloksena havaittiin tarve keventää prosessia, lisätä tietämystä SaaS-hankintoihin liittyen ja tuoda esiin avoimesti syyt siihen, miksi prosessin askeleita tulee noudattaa. Lopulta koko organisaatio tulee hyötymään, kun hankintaprosessia noudatetaan paremmin myös SaaS-palveluita ostettaessa.
The research was done by interviewing the leaders of business units and those people in the organization that are responsible for the sourcing decisions in the company. Also, other stakeholders in the organization were interviewed. The interviews were conducted as semi-structured interviews. The questions were sent to the participants beforehand. The problems concerning SaaS-souring were somewhat familiar to the interviewees. They had a lot of insight to the questions. The study itself was welcomed by the leaders in question. They had lot of suggestion on how to improve the matter.
As a result of the study gave insight on how the organization understands what cloud services are. It showed that the term is widely used as a common term while taking about Software as a Service. The interviewees pointed out that further education concerning the sourcing of SaaS is needed as SaaS-services become more and more common. They recognized that there are many data privacy and data protection related risks that must be noticed while doing SaaS-sourcing. On the other hand, they recognized the benefits that SaaS can bring compared to traditional systems. Also, other perspectives and challenges that need to be dealt with were recognized during the interviews.
As a conclusion, the need to improve to process by making it lighter and to add the knowledge concerning Software as a Service sourcing process were recognized. The study also showed that there is a need to point out the reasons behind the steps of the process. Eventually the whole organization will benefit when the sourcing process is followed also while doing SaaS-sourcing.