Robotic process automation and intelligent automation as a subject of purchasing in public sector : assessment on how synergy benefits could be reached
Eisanen, Minna (2019)
Pro gradu -tutkielma
Eisanen, Minna
2019
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201903229687
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201903229687
Tiivistelmä
Objectives: Manual and routine tasks are still part of knowledge work. This prevents workers from doing more interesting and useful work. The public sector has acquired experience in robotic process automation (RPA) through projects and pilots to reduce the repetitive and time-consuming tasks, yet it seems that RPA still is applied more actively on the private side than the public. Procuring and introducing new technology to the organization is always challenging, not to mention the demands of public procurement. Following the public procurement processes and the laws related can be quite complicated and labour-intensive. The purpose of this study is to understand RPA and intelligent automation as subject of public procurement and analyse how synergy benefits could be generated for the public sector, especially from centralized procurement point of view.
Methodology: The research was conducted as a qualitative multiple case study research. The empirical part explores five cases to understand the subject matter, the challenges in tendering, the knowledge work automation journey, the different procurement methods used and possibilities for joint procurement. The first four cases focus on suppliers and forerunner organizations' point of view. These serve as background and a benchmark for the government's central purchasing unit. Estimating the synergy potential of RPA was conducted by analysing different dimensions: economies of scale, economies of information & learning and economies of process.
Results: Starting the RPA journey and completing the procurement phase took a considerable amount of resources in all forerunner organizations. RPA cannot be compared to basic software procurement - it is more challenging. Potential for synergy benefits could be identified, but it was estimated that the potential is higher in the economies of learning & information and economies of process - low in economies of scale. A central dynamic purchasing system (DPS) on RPA could be set up by the central purchasing unit. However, the total anticipated spend is a key factor to be estimated to ensure that the effort involved returns the expected benefits. To ensure that DPS generates true value to the customers, it requires that the tender competitions under DPS are made easy as possible (support is available and ready-made templates are improved and updated during the period of DPS). Tutkimuksen tavoitteet: Manuaaliset ja rutiinitehtävät ovat yhä osa tietotyötä. Tämä estää työntekijöitä tekemästä mielenkiintoisempia ja hyödyllisempiä työtehtäviä. Julkinen sektori on hankkinut kokemuksia ohjelmistorobotiikasta (RPA) hankkeiden ja pilottien avulla toistuvien ja aikaa vievien tehtävien vähentämiseksi. Vaikuttaa siltä, että ohjelmistorobotiikkaa sovelletaan aktiivisemmin yhä yksityisellä puolella kuin julkisella.Uuden teknologian hankinta ja käyttöönotto organisaatiolle on aina haastavaa, puhumattakaan julkisten hankintojen vaatimuksista. Julkiset hankinnat ja niihin liittyvä lainsäädäntö voi olla varsin monimutkaista ja työaikaa sitovaa.
Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää ohjelmistorobotiikkaa ja älykästä automaatiota julkisten hankintojen kohteena ja analysoida, miten synergiaetuja voitaisiin tuottaa julkiselle sektorille, erityisesti hankintojen keskittämisen näkökulmasta.
Tutkimusmenetelmät: Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena monitapaustutkimuksena. Empiirisessä osassa tutkitaan viittä tapausta, joiden kautta pyrittiin ymmärtää hankinnan kohdetta, kilpailutukseen liittyviä haasteita, tietotyön automatisointiin liittyvää matkaa, käytettyjä hankintamenetelmiä ja mahdollisuuksia yhteishankinnan toteuttamiselle. Neljä ensimmäistä tapausta, jossa tutkitaan toimittajan ja edelläkävijäorganisaatioiden näkökulmia toimivat taustana ja vertailukohtana valtion hankintayksikölle. RPA: n synergiapotentiaalin arvioiminen tehtiin analysoimalla kolmea eri ulottuvuutta;mittakaavaetuja, tieto- ja oppimishyötyjä sekä prosessihyötyjä.
Tulokset ja yhteenveto: RPA-matkan aloittaminen ja hankinnan läpivieminen vei paljon aikaa kaikissa edelläkävijäorganisaatioissa. RPA:ta hankinnan kohteena ei voida verrata perusohjelmistohankintaan - kyseessä on haastavampi hankinnankohde. Mahdollisuuksia synergiaetuihin voitiin tunnistaa, mutta informaatio- ja oppimishyödyissä ja prosessihyödyissä on suurempi potentiaali - mittakaavaedut arvioitiin alhaiseksi. Yhteishankintayksikön olisi mahdollista perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) RPA:lle. Ennakoidun kulutuksen kokonaismäärä on kuitenkin keskeinen tekijä, joka onarvioitava sen varmistamiseksi, että työ tuottaa odotetut hyödyt. Jotta DPS:n avulla voitaisiin tuottaa todellista lisäarvoa asiakkaille, resursseja olisi käytettävä sen varmistamiseksi, että DPS:n kauden aikaiset tarjouskilpailut ovat asiakkaille mahdollisimman helppoja (tukea on saatavilla ja valmiita malleja parannetaan ja päivitetään).
Methodology: The research was conducted as a qualitative multiple case study research. The empirical part explores five cases to understand the subject matter, the challenges in tendering, the knowledge work automation journey, the different procurement methods used and possibilities for joint procurement. The first four cases focus on suppliers and forerunner organizations' point of view. These serve as background and a benchmark for the government's central purchasing unit. Estimating the synergy potential of RPA was conducted by analysing different dimensions: economies of scale, economies of information & learning and economies of process.
Results: Starting the RPA journey and completing the procurement phase took a considerable amount of resources in all forerunner organizations. RPA cannot be compared to basic software procurement - it is more challenging. Potential for synergy benefits could be identified, but it was estimated that the potential is higher in the economies of learning & information and economies of process - low in economies of scale. A central dynamic purchasing system (DPS) on RPA could be set up by the central purchasing unit. However, the total anticipated spend is a key factor to be estimated to ensure that the effort involved returns the expected benefits. To ensure that DPS generates true value to the customers, it requires that the tender competitions under DPS are made easy as possible (support is available and ready-made templates are improved and updated during the period of DPS).
Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää ohjelmistorobotiikkaa ja älykästä automaatiota julkisten hankintojen kohteena ja analysoida, miten synergiaetuja voitaisiin tuottaa julkiselle sektorille, erityisesti hankintojen keskittämisen näkökulmasta.
Tutkimusmenetelmät: Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena monitapaustutkimuksena. Empiirisessä osassa tutkitaan viittä tapausta, joiden kautta pyrittiin ymmärtää hankinnan kohdetta, kilpailutukseen liittyviä haasteita, tietotyön automatisointiin liittyvää matkaa, käytettyjä hankintamenetelmiä ja mahdollisuuksia yhteishankinnan toteuttamiselle. Neljä ensimmäistä tapausta, jossa tutkitaan toimittajan ja edelläkävijäorganisaatioiden näkökulmia toimivat taustana ja vertailukohtana valtion hankintayksikölle. RPA: n synergiapotentiaalin arvioiminen tehtiin analysoimalla kolmea eri ulottuvuutta;mittakaavaetuja, tieto- ja oppimishyötyjä sekä prosessihyötyjä.
Tulokset ja yhteenveto: RPA-matkan aloittaminen ja hankinnan läpivieminen vei paljon aikaa kaikissa edelläkävijäorganisaatioissa. RPA:ta hankinnan kohteena ei voida verrata perusohjelmistohankintaan - kyseessä on haastavampi hankinnankohde. Mahdollisuuksia synergiaetuihin voitiin tunnistaa, mutta informaatio- ja oppimishyödyissä ja prosessihyödyissä on suurempi potentiaali - mittakaavaedut arvioitiin alhaiseksi. Yhteishankintayksikön olisi mahdollista perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) RPA:lle. Ennakoidun kulutuksen kokonaismäärä on kuitenkin keskeinen tekijä, joka onarvioitava sen varmistamiseksi, että työ tuottaa odotetut hyödyt. Jotta DPS:n avulla voitaisiin tuottaa todellista lisäarvoa asiakkaille, resursseja olisi käytettävä sen varmistamiseksi, että DPS:n kauden aikaiset tarjouskilpailut ovat asiakkaille mahdollisimman helppoja (tukea on saatavilla ja valmiita malleja parannetaan ja päivitetään).