Developing central documentation in an equipment delivery process in a global technology organization
Autio, Teija (2017)
Diplomityö
Autio, Teija
2017
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2017120755400
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2017120755400
Tiivistelmä
The aim for this study is to research an in-between-process phase documentation and possibly achieve development suggestion(s) on central documentation in a technology organization, in one of the product lines. Firstly, the theoretical framework is offered with a discussion on matrix organizations operating by projects and quality management approaches.
The thesis revolves around also the psychological aspect of organizational life, and the author of the study has been working in the case organization already about half a year before the time of this thesis. Therefore, a psychological framework is consisted, already discussing with some parts of the theory.
The research with the current processes and their instructed documentation established that the use of documentation is quite versatile, thus indicating the need for (re)training of the processes.
The use of the one central document proved also to be insufficient to be a reliable document in transferring the knowledge between different phases and functions. One improvement suggestion is to develop a semi or fully automated way to follow and control the use of that or any document(s). Tämän työn tavoitteena on tutkia myynti- ja laitetoimitusprosessin välistä dokumentointia globaalin teknologiayrityksen yhdessä tuotelinjassa. Työn lopputuloksena tavoiteltiin muun muassa parannusehdotelmaa keskeiseen dokumentoitiin, sekä nykytilan selkeää kuvausta. Työn teoreettinen viitekehys muodostuu laatujohtamisen lähestymistavoista matriisiorganisaatiossa, jonka operatiivinen toiminta perustuu pitkälti projekteihin.
Työn tekijä on työskennellyt kohdeorganisaatiossa noin puolen vuoden ajan ennen diplomityön aloitusta. Tuosta ajasta rakentui työn psykologinen viitekehys, sillä monet indikoidut ongelmat keskusteluissa tuntuivat vaistonvaraisesti olevan enemmän psykologisia.
Nykytilan prosessitutkimus osoittautui melko vaihtelevaksi määriteltyjen dokumenttien osalta. Tämä löydös viittasi lisä-/uudelleenkoulutuksen tarpeeseen prosessin osalta.
Keskeisen dokumentaation täyttöastetutkimus osoitti myös dokumentin olevan riittämätön takaamaan ehjän tiedonsiirron luotettavasti prosessien sekä vaiheiden välillä. Yksi kehitysehdotus on luoda osittain tai kokonaan automatisoitu seurantamahdollisuus keskeiselle dokumentille.
The thesis revolves around also the psychological aspect of organizational life, and the author of the study has been working in the case organization already about half a year before the time of this thesis. Therefore, a psychological framework is consisted, already discussing with some parts of the theory.
The research with the current processes and their instructed documentation established that the use of documentation is quite versatile, thus indicating the need for (re)training of the processes.
The use of the one central document proved also to be insufficient to be a reliable document in transferring the knowledge between different phases and functions. One improvement suggestion is to develop a semi or fully automated way to follow and control the use of that or any document(s).
Työn tekijä on työskennellyt kohdeorganisaatiossa noin puolen vuoden ajan ennen diplomityön aloitusta. Tuosta ajasta rakentui työn psykologinen viitekehys, sillä monet indikoidut ongelmat keskusteluissa tuntuivat vaistonvaraisesti olevan enemmän psykologisia.
Nykytilan prosessitutkimus osoittautui melko vaihtelevaksi määriteltyjen dokumenttien osalta. Tämä löydös viittasi lisä-/uudelleenkoulutuksen tarpeeseen prosessin osalta.
Keskeisen dokumentaation täyttöastetutkimus osoitti myös dokumentin olevan riittämätön takaamaan ehjän tiedonsiirron luotettavasti prosessien sekä vaiheiden välillä. Yksi kehitysehdotus on luoda osittain tai kokonaan automatisoitu seurantamahdollisuus keskeiselle dokumentille.