Best practices in eSourcing implementation process
Lampinen, Sointu (2017)
Pro gradu -tutkielma
Lampinen, Sointu
2017
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201702201794
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201702201794
Tiivistelmä
The purpose of this research is to identify best practices in electronic sourcing implementation process from private organizations. By identifying the best practices, this thesis aims to create concrete recommendations for the commissioner company for replicating the best practices during their own adoption project. Moreover, this research aims to find out, which are the general success factors and common pitfalls of electronic sourcing implementation projects and what benefits can be gained by utilizing digital eSourcing tools. The study focuses on the user companies of one specific electronic sourcing system and examines tools such as eRFxs and eAuctions, which are used during the tendering process in strategic sourcing. The study is qualitative and it utilizes methods such as interviewing and observing from the case- and action-study approaches.
By digitalizing a tendering process, several benefits such as efficiency, transparency, better data utilization, time-savings and coherent practices, can be achieved. Successful adoption of a eSourcing system is effected by several factors besides the right selection of the software itself. The results show that organizational aspects such as internal communication to employees, management of change, internal training and support, enhancement of employees’ own realization of the benefits of using electronic sourcing tools, sharing best practices within the organization and showcasing successful cases, are very important for a successful adoption of electronic sourcing systems into organizations. eSourcing tools can be utilized well to all types of purchases but truly benefitting from the usage of the tools, requires finding new ways to work and think outside the box mentality. Tämän tutkielman tarkoitus on tunnistaa sähköisen hankintajärjestelmän käyttöönotto-prosessin parhaita käytäntöjä muilta yrityksiltä, jotta näitä käytäntöjä voidaan hyödyntää toimeksiantajayrityksen käyttöönotto-projektin aikana. Lisäksi tämän tutkielman tavoite on selvittää, mitkä ovat yleisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat e-hankintajärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon ja mitä hyötyjä e-hankintajärjestelmän käytöstä on. Tutkielmassa tarkastellaan tietyn sähköisen hankintajärjestelmän käyttäjä-yrityksiä ja paneudutaan eritoten kilpailutuksissa käytettäviin digitaalisiin hankintatyökaluihin kuten e-tarjouspyyntöihin ja käänteisiin huutokauppoihin. Tutkimus on kvalitatiivinen ja siinä on käytetty tapaus- ja toimintatutkimukseen kuuluvia tutkimusmetodeita, kuten haastatteluita sekä havainnointia.
Kilpailutusprosessin digitalisoinnin hyötyjä ovat esimerkiksi tehokkuuden ja läpinäkyvyyden lisääntyminen, datan parempi hyödyntäminen, aikasäästöt sekä yhtenäiset toimintatavat ja prosessit. Onnistuneeseen e-hankintajärjestelmän käyttöönottoon vaikuttaa itse järjestelmän valinnan lisäksi monet muut tärkeät tekijät. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että viestintä, muutos- ja projektijohtaminen, sisäiset koulutukset, onnistuneiden esimerkkitapausten esittely ja parhaiten käytäntöjen jako järjestelmän käyttöön liityen, ovat tärkeitä tekijöitä järjestelmän onnistuneen käyttöönoton kannalta. Digitaalisia hankintatyökaluja voidaan käyttää kaikenlaisissa kilpailutuksissa, mutta jotta työkalujen käytöstä voidaan todella saada suuria hyötyjä, tulee käyttäjien löytää innovatiivisia ja tehokkaampia työskentely- ja toimintatapoja.
By digitalizing a tendering process, several benefits such as efficiency, transparency, better data utilization, time-savings and coherent practices, can be achieved. Successful adoption of a eSourcing system is effected by several factors besides the right selection of the software itself. The results show that organizational aspects such as internal communication to employees, management of change, internal training and support, enhancement of employees’ own realization of the benefits of using electronic sourcing tools, sharing best practices within the organization and showcasing successful cases, are very important for a successful adoption of electronic sourcing systems into organizations. eSourcing tools can be utilized well to all types of purchases but truly benefitting from the usage of the tools, requires finding new ways to work and think outside the box mentality.
Kilpailutusprosessin digitalisoinnin hyötyjä ovat esimerkiksi tehokkuuden ja läpinäkyvyyden lisääntyminen, datan parempi hyödyntäminen, aikasäästöt sekä yhtenäiset toimintatavat ja prosessit. Onnistuneeseen e-hankintajärjestelmän käyttöönottoon vaikuttaa itse järjestelmän valinnan lisäksi monet muut tärkeät tekijät. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että viestintä, muutos- ja projektijohtaminen, sisäiset koulutukset, onnistuneiden esimerkkitapausten esittely ja parhaiten käytäntöjen jako järjestelmän käyttöön liityen, ovat tärkeitä tekijöitä järjestelmän onnistuneen käyttöönoton kannalta. Digitaalisia hankintatyökaluja voidaan käyttää kaikenlaisissa kilpailutuksissa, mutta jotta työkalujen käytöstä voidaan todella saada suuria hyötyjä, tulee käyttäjien löytää innovatiivisia ja tehokkaampia työskentely- ja toimintatapoja.