Ensuring the efficient utilization of Business Intelligence
Friman, Joel (2014)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014040723330
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014040723330
Tiivistelmä
In recent years, chief information officers (CIOs) around the world have identified Business Intelligence (BI) as their top priority and as the best way to enhance their enterprises competitiveness. Yet, many enterprises are struggling to realize the business value that BI promises. This discrepancy causes important questions, for example: what are the critical success factors of Business Intelligence and, more importantly, how it can be ensured that a Business Intelligence program enhances enterprises competitiveness.
The main objective of the study is to find out how it can be ensured that a BI program meets its goals in providing competitive advantage to an enterprise. The objective is approached with a literature review and a qualitative case study. For the literature review the main objective populates three research questions (RQs); RQ1: What is Business Intelligence and why is it important for modern enterprises? RQ2: What are the critical success factors of Business Intelligence programs? RQ3: How it can be ensured that CSFs are met?
The qualitative case study covers the BI program of a Finnish global manufacturer company. The research questions for the case study are as follows; RQ4: What is the current state of the case company’s BI program and what are the key areas for improvement? RQ5: In what ways the case company’s Business Intelligence program could be improved? The case company’s BI program is researched using the following methods; action research, semi-structured interviews, maturity assessment and benchmarking.
The literature review shows that Business Intelligence is a technology-based information process that contains a series of systematic activities, which are driven by the specific information needs of decision-makers. The objective of BI is to provide accurate, timely, fact-based information, which enables taking actions that lead to achieving competitive advantage. There are many reasons for the importance of Business Intelligence, two of the most important being; 1) It helps to bridge the gap between an enterprise’s current and its desired performance, and 2) It helps enterprises to be in alignment with key performance indicators meaning it helps an enterprise to align towards its key objectives. The literature review also shows that there are known critical success factors (CSFs) for Business Intelligence programs which have to be met if the above mentioned value is wanted to be achieved, for example; committed management support and sponsorship, business-driven development approach and sustainable data quality. The literature review shows that the most common challenges are related to these CSFs and, more importantly, that overcoming these challenges requires a more comprehensive form of BI, called Enterprise Performance Management (EPM). EPM links measurement to strategy by focusing on what is measured and why.
The case study shows that many of the challenges faced in the case company’s BI program are related to the above-mentioned CSFs. The main challenges are; lack of support and sponsorship from business, lack of visibility to overall business performance, lack of rigid BI development process, lack of clear purpose for the BI program and poor data quality. To overcome these challenges the case company should define and design an enterprise metrics framework, make sure that BI development requirements are gathered and prioritized by business, focus on data quality and ownership, and finally define clear goals for the BI program and then support and sponsor these goals. Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence, BI) on tietohallintojohtajille (CIO) tärkeää ja he ovat tunnistaneet sen yhdeksi parhaista keinoista parantaa yrityksen kilpailukykyä. Monet yritykset kuitenkin epäonnistuvat realisoimaan BI:n lupaama arvoa. Tämä ristiriita luo tärkeitä kysymyksiä, joista yksi on: mitkä ovat BI:n kriittiset menestystekijät ja millä tavoin voidaan varmistaa, että yrityksen BI –ohjelma parantaa yrityksen kilpailukykyä.
Tämän tutkimuksen päätavoite on selvittää, miten voidaan varmistaa, että BI –ohjelma täyttää tavoitteensa ja parantaa yrityksen kilpailukykyä. Tavoitetta lähestytään kirjallisuuskatsauksella sekä laadullisella case-tutkimuksella. Kirjallisuuskatsauksen tavoitteena on vastata kolmeen tutkimuskysymykseen (RQs); RQ1: Mitä on BI ja miksi se on tärkeää moderneille yrityksille, RQ2: Mitkä ovat BI –ohjelman kriittiset menestystekijät (CSFs), RQ3: Miten varmistetaan että nämä CSF:t täytetään?
Laadullinen case-tutkimus käsittelee suomalaisen globaalin teollisuusyrityksen BI –ohjelmaa. Case-tutkimus vastaa kahteen tutkimuskysymykseen: RQ4: Mikä on case-yrityksen BI –ohjelman nykytila ja mitkä ovat sen keskeisiä kehittämisalueita, RQ5: Millä tavoin case-yrityksen BI –ohjelmaa voisi parantaa? Case-yrityksen BI –ohjelmaa tutkitaan seuraavilla menetelmillä; toimintatutkimus, haastattelut, maturiteetti-analyysi ja benchmark-tutkimus.
Kirjallisuuskatsaus osoittaa, että BI on teknologiapohjainen informaatioprosessi, joka sisältää joukon systemaattisia aktiviteetteja, joita ohjaa yrityksen päätöksentekijöiden tietotarpeet. BI:n tavoite on tuottaa tarkkaa, oikea-aikaista ja faktoihin perustuvaa informaatiota, joka mahdollistaa ryhtymään toimiin yrityksen kilpailukyvyn parantamiseksi. BI on tärkeää esimerkiksi siksi, että se mahdollistaa kuromaan kuilua yrityksen halutuan ja nykyisen suorituskyvyn välillä. Kirjallisuuskatsaus osoittaa myös, että BI –ohjelmalla on tietty joukko kriittisiä menestystekijöitä, jotka täytyy saavuttaa jos BI –ohjelman halutaan tuottavan arvoa. Näitä ovat esimerkiksi johdon sitoutuminen ja tuki, liiketoimintalähtöinen kehitys sekä luottetava datan laatu. Kirjallisuuskatsaus osoittaa myös, että näiden kriittisten menestystekijöiden saavuttaminen ja haasteiden voittaminen vaatii kokonaisvaltaisempaa näkemystä liiketoimintatiedon hallintaan ja tätä konseptia kutsutaan nimellä moderni suorituskyvyn johtaminen (Enterprise Performance Management, EPM).
Case-tutkimus osoittaa, että monet case-yrityksen kohtaamista haasteista liittyvät kirjallisuudesta löydettyihin kriittisiin menestystekijöihin. Tärkeimmät haasteet ovat: vähäinen tuki liiketoiminnan puolelta, huono datan laatu, kunnollisen BI –kehitysprosessin puute ja se, että näkyvyys koko yrityksen suorituskykyyn on heikko. Näiden haasteiden voittamiseksi case-yrityksen tulisi määritellä ja tuottaa suorituskyvyn mittaamisen viitekehys, sekä keskittyä siihen, että BI –ohjelman kehitysvaatimukset kerätään ja priorisoidaan liiketoiminnan johdosta. Myös datan laatun ja omistajuuteen, sekä BI –ohjelmaan tarkoitukeen ja tarkoituksen kommunikointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota.
The main objective of the study is to find out how it can be ensured that a BI program meets its goals in providing competitive advantage to an enterprise. The objective is approached with a literature review and a qualitative case study. For the literature review the main objective populates three research questions (RQs); RQ1: What is Business Intelligence and why is it important for modern enterprises? RQ2: What are the critical success factors of Business Intelligence programs? RQ3: How it can be ensured that CSFs are met?
The qualitative case study covers the BI program of a Finnish global manufacturer company. The research questions for the case study are as follows; RQ4: What is the current state of the case company’s BI program and what are the key areas for improvement? RQ5: In what ways the case company’s Business Intelligence program could be improved? The case company’s BI program is researched using the following methods; action research, semi-structured interviews, maturity assessment and benchmarking.
The literature review shows that Business Intelligence is a technology-based information process that contains a series of systematic activities, which are driven by the specific information needs of decision-makers. The objective of BI is to provide accurate, timely, fact-based information, which enables taking actions that lead to achieving competitive advantage. There are many reasons for the importance of Business Intelligence, two of the most important being; 1) It helps to bridge the gap between an enterprise’s current and its desired performance, and 2) It helps enterprises to be in alignment with key performance indicators meaning it helps an enterprise to align towards its key objectives. The literature review also shows that there are known critical success factors (CSFs) for Business Intelligence programs which have to be met if the above mentioned value is wanted to be achieved, for example; committed management support and sponsorship, business-driven development approach and sustainable data quality. The literature review shows that the most common challenges are related to these CSFs and, more importantly, that overcoming these challenges requires a more comprehensive form of BI, called Enterprise Performance Management (EPM). EPM links measurement to strategy by focusing on what is measured and why.
The case study shows that many of the challenges faced in the case company’s BI program are related to the above-mentioned CSFs. The main challenges are; lack of support and sponsorship from business, lack of visibility to overall business performance, lack of rigid BI development process, lack of clear purpose for the BI program and poor data quality. To overcome these challenges the case company should define and design an enterprise metrics framework, make sure that BI development requirements are gathered and prioritized by business, focus on data quality and ownership, and finally define clear goals for the BI program and then support and sponsor these goals.
Tämän tutkimuksen päätavoite on selvittää, miten voidaan varmistaa, että BI –ohjelma täyttää tavoitteensa ja parantaa yrityksen kilpailukykyä. Tavoitetta lähestytään kirjallisuuskatsauksella sekä laadullisella case-tutkimuksella. Kirjallisuuskatsauksen tavoitteena on vastata kolmeen tutkimuskysymykseen (RQs); RQ1: Mitä on BI ja miksi se on tärkeää moderneille yrityksille, RQ2: Mitkä ovat BI –ohjelman kriittiset menestystekijät (CSFs), RQ3: Miten varmistetaan että nämä CSF:t täytetään?
Laadullinen case-tutkimus käsittelee suomalaisen globaalin teollisuusyrityksen BI –ohjelmaa. Case-tutkimus vastaa kahteen tutkimuskysymykseen: RQ4: Mikä on case-yrityksen BI –ohjelman nykytila ja mitkä ovat sen keskeisiä kehittämisalueita, RQ5: Millä tavoin case-yrityksen BI –ohjelmaa voisi parantaa? Case-yrityksen BI –ohjelmaa tutkitaan seuraavilla menetelmillä; toimintatutkimus, haastattelut, maturiteetti-analyysi ja benchmark-tutkimus.
Kirjallisuuskatsaus osoittaa, että BI on teknologiapohjainen informaatioprosessi, joka sisältää joukon systemaattisia aktiviteetteja, joita ohjaa yrityksen päätöksentekijöiden tietotarpeet. BI:n tavoite on tuottaa tarkkaa, oikea-aikaista ja faktoihin perustuvaa informaatiota, joka mahdollistaa ryhtymään toimiin yrityksen kilpailukyvyn parantamiseksi. BI on tärkeää esimerkiksi siksi, että se mahdollistaa kuromaan kuilua yrityksen halutuan ja nykyisen suorituskyvyn välillä. Kirjallisuuskatsaus osoittaa myös, että BI –ohjelmalla on tietty joukko kriittisiä menestystekijöitä, jotka täytyy saavuttaa jos BI –ohjelman halutaan tuottavan arvoa. Näitä ovat esimerkiksi johdon sitoutuminen ja tuki, liiketoimintalähtöinen kehitys sekä luottetava datan laatu. Kirjallisuuskatsaus osoittaa myös, että näiden kriittisten menestystekijöiden saavuttaminen ja haasteiden voittaminen vaatii kokonaisvaltaisempaa näkemystä liiketoimintatiedon hallintaan ja tätä konseptia kutsutaan nimellä moderni suorituskyvyn johtaminen (Enterprise Performance Management, EPM).
Case-tutkimus osoittaa, että monet case-yrityksen kohtaamista haasteista liittyvät kirjallisuudesta löydettyihin kriittisiin menestystekijöihin. Tärkeimmät haasteet ovat: vähäinen tuki liiketoiminnan puolelta, huono datan laatu, kunnollisen BI –kehitysprosessin puute ja se, että näkyvyys koko yrityksen suorituskykyyn on heikko. Näiden haasteiden voittamiseksi case-yrityksen tulisi määritellä ja tuottaa suorituskyvyn mittaamisen viitekehys, sekä keskittyä siihen, että BI –ohjelman kehitysvaatimukset kerätään ja priorisoidaan liiketoiminnan johdosta. Myös datan laatun ja omistajuuteen, sekä BI –ohjelmaan tarkoitukeen ja tarkoituksen kommunikointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota.