The consequences of e-HRM on line managers
Moilanen, Tarja (2013)
Pro gradu -tutkielma
Moilanen, Tarja
2013
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201401071045
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201401071045
Tiivistelmä
The purpose of this research was to provide a deeper insight into the consequences of electronic human resource management (e-HRM) for line managers. The consequences are viewed as used information system (IS) potentials pertaining to the moderate voluntaristic category of consequences. Due to the need to contextualize the research and draw on line managers’ personal experiences, a qualitative approach in a case study setting was selected. The empirical part of the research is loosely based on literature on HRM and e-HRM and it was conducted in an industrial private sector company. In this thesis, method triangulation was utilized, as nine semi-structured interviews, conducted in a European setting, created the main method for data collection and analysis. Other complementary data such as HRM documentation and statistics of e-HRM system usage were utilized as background information to help to put the results into context.
E-HRM has partly been taken into use in the case study company. Line managers tend to use e-HRM when a particular task requires it, but they are not familiar with all the features and possibilities which e-HRM has to offer. The advantages of e-HRM are in line with the company’s goals. The advantages are e.g. an transparency of data, process consistency, and having an efficient and easy-to-use tool at one’s disposal. However, several unintended, even contradictory, and mainly negative outcomes can also be identified, such as over-complicated processes, in-security in use of the tool, and the lack of co-operation with HR professionals.
The use of e-HRM and managers’ perceptions regarding e-HRM affect the way in which managers perceive the consequences of e-HRM on their work. Overall, the consequences of e-HRM are divergent, even contradictory. The managers who considered e-HRM mostly beneficial to their work found that e-HRM affects their work by providing information and increasing efficiency. Those managers who mostly perceived challenges in e-HRM did not think that e-HRM had affected their role or their work. Even though the perceptions regarding e-HRM and its consequences might reflect the strategies, the distribution of work, and the ways of working in all HRM in general and can’t be generalized as such, this research contributed to the field of e-HRM and it provides new perspectives to e-HRM in the case study organization and in the academic field in general. Tutkimuksen tavoitteena on luoda näkökulmia elektronisen henkilöstöjohtamisen vaikutuksista esimiehiin. Teoreettisena viitekehyksenä toimi käytettyjen informaa-tiojärjestelmien mahdollisuuksien näkökulma. Tutkimuksen empiirinen osio nojaa henkilöstöjohtamisen ja elektronisen henkilöstöjohtamisen teoriaan ja se toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena eräässä teollisessa yrityksessä. Pääaineistona toimi yhdeksän puolistrukturoitua haastattelua Euroopasta, joiden lisäksi yrityksen henkilöstöjohtamisen dokumentaatiota sekä henkilöstöjärjestelmän raportteja hyödynnettiin täydentävinä menetelminä oikean kontekstin varmistamiseksi.
Tulokset näyttävät, että elektroninen henkilöstöjohtaminen on otettu osittain käyttöön organisaatiossa. Esimiehet käyttävät sitä silloin, kun jokin konkreettinen toimenpide sitä edellyttää, mutta kaikki mahdollisuudet eivät ole heidän tiedossaan. Esimiesten kokemat edut, kuten henkilöstötietojen läpinäkyvyys, yhtenäiset prosessit ja tehokkaat työkalut, ovat linjassa organisaation tavoittelemien etujen kanssa. Lisäksi voidaan kuitenkin havaita useita tarkoituksettomia, negatiivisia ja ristiriitaisia vaikutuksia. Tällaisia ovat mm. monimutkaiset prosessit, epävarmuus tietojärjestelmän käytössä ja puutteellinen yhteistyö henkilöstöammattilaisten kanssa.
Elektronisen henkilöstöjohtamisen käyttö ja siihen liittyvät havainnot rakentavat esimiesten käsitystä sen vaikutuksista heidän työhönsä ollen moninaisia ja joskus ristiriidassa keskenään. Ne esimiehet, joiden mielestä henkilöstötietojärjestelmän käytössä on enemmän etuja, näkevät sen vaikuttavan heidän rooliinsa ja vastuihinsa tuottamalla lisätietoa ja tehostamalla toimintaa. Ne esimiehet, jotka puolestaan näkevät käytössä enemmän haasteita, eivät huomanneet vaikutuksia työhönsä tai rooliinsa. Vaikka vaikutukset saattavat viitata laajemmin henkilöstöjohtamisen strategiaan, työnjakoon ja toimintatapoihin, eivätkö tulokset ole suoranaisesti yleistettävissä, onnistui tutkimus tuottamaan uusia näkökulmia ja käytännön ehdotuksia sekä tapaustutkimuksen yritykselle että akateemiseen tutkimuskenttään.
E-HRM has partly been taken into use in the case study company. Line managers tend to use e-HRM when a particular task requires it, but they are not familiar with all the features and possibilities which e-HRM has to offer. The advantages of e-HRM are in line with the company’s goals. The advantages are e.g. an transparency of data, process consistency, and having an efficient and easy-to-use tool at one’s disposal. However, several unintended, even contradictory, and mainly negative outcomes can also be identified, such as over-complicated processes, in-security in use of the tool, and the lack of co-operation with HR professionals.
The use of e-HRM and managers’ perceptions regarding e-HRM affect the way in which managers perceive the consequences of e-HRM on their work. Overall, the consequences of e-HRM are divergent, even contradictory. The managers who considered e-HRM mostly beneficial to their work found that e-HRM affects their work by providing information and increasing efficiency. Those managers who mostly perceived challenges in e-HRM did not think that e-HRM had affected their role or their work. Even though the perceptions regarding e-HRM and its consequences might reflect the strategies, the distribution of work, and the ways of working in all HRM in general and can’t be generalized as such, this research contributed to the field of e-HRM and it provides new perspectives to e-HRM in the case study organization and in the academic field in general.
Tulokset näyttävät, että elektroninen henkilöstöjohtaminen on otettu osittain käyttöön organisaatiossa. Esimiehet käyttävät sitä silloin, kun jokin konkreettinen toimenpide sitä edellyttää, mutta kaikki mahdollisuudet eivät ole heidän tiedossaan. Esimiesten kokemat edut, kuten henkilöstötietojen läpinäkyvyys, yhtenäiset prosessit ja tehokkaat työkalut, ovat linjassa organisaation tavoittelemien etujen kanssa. Lisäksi voidaan kuitenkin havaita useita tarkoituksettomia, negatiivisia ja ristiriitaisia vaikutuksia. Tällaisia ovat mm. monimutkaiset prosessit, epävarmuus tietojärjestelmän käytössä ja puutteellinen yhteistyö henkilöstöammattilaisten kanssa.
Elektronisen henkilöstöjohtamisen käyttö ja siihen liittyvät havainnot rakentavat esimiesten käsitystä sen vaikutuksista heidän työhönsä ollen moninaisia ja joskus ristiriidassa keskenään. Ne esimiehet, joiden mielestä henkilöstötietojärjestelmän käytössä on enemmän etuja, näkevät sen vaikuttavan heidän rooliinsa ja vastuihinsa tuottamalla lisätietoa ja tehostamalla toimintaa. Ne esimiehet, jotka puolestaan näkevät käytössä enemmän haasteita, eivät huomanneet vaikutuksia työhönsä tai rooliinsa. Vaikka vaikutukset saattavat viitata laajemmin henkilöstöjohtamisen strategiaan, työnjakoon ja toimintatapoihin, eivätkö tulokset ole suoranaisesti yleistettävissä, onnistui tutkimus tuottamaan uusia näkökulmia ja käytännön ehdotuksia sekä tapaustutkimuksen yritykselle että akateemiseen tutkimuskenttään.