Yleisten tuomioistuinten asianhallinnan kehittäminen
oikeusministeriö
23.03.2010
Julkaisusarja:
Oikeusministeriön julkaisu 29/2010This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-466-741-8Tiivistelmä
Keskeisinä yleisten tuomioistuinten asianhallintajärjestelmien kehittämistyöryhmän tehtävinä oli tehdä ehdotukset yleisten tuomioistuinten asianhallintajärjestelmien kehittämisestä ja työmäärän arvioinnin mittareista.
Tuomioistuinten välistä tietojen automaattista siirtoa muutoksenhakutilanteessa alemmalta tuomioistuimelta ylemmälle ei ole tällä hetkellä toteutettu. Asian ja asiakirjojen hallinnassa sähköisissä tietojärjestelmissä on huomattavia puutteita. Käytössä ei ole kattavasti asiakirjojen tallentamisen, käsittelyn, siirtämisen, asiakaspalvelun, arkistoinnin ja muiden toimintojen sähköisiä muotoja, joihin nykyinen tietotekniikka antaa mahdollisuuden.
Työryhmä ehdottaa, että luodaan rikos- ja riita-asioiden sähköiset käsittelyjärjestelmät, jotka ovat yhtenäiset käräjäoikeuksille, hovioikeuksille ja korkeimmalle oikeudelle sekä yhteensopivat oikeuslaitoksen muiden toimijoiden kanssa. Tuomioistuinten rikosasiain käsittelyjärjestelmän tulee olla yhteensopiva poliisiasiain tietojärjestelmän (VITJA) kanssa. Järjestelmien yhteyteen ehdotetaan perustettavaksi aineistopankki, josta käyttäjät saavat asian käsittelyssä tarvitsemansa aineiston käyttöönsä. Työryhmä ehdottaa lisäksi, että luodaan sähköinen arkistointijärjestelmä ja tilastointia varten luotavien järjestelmien tietoja hyödyntävä tietovarasto.
Asianhallinnan kehittämistä koskeva hankesuunnitelma on työryhmän mietinnön liitteenä. Hankesuunnitelman mukaan dokumentinhallinnan kehittäminen alkaisi vuonna 2010. Perusjärjestelmien uusiminen ajoittuisi vuodesta 2013 eteenpäin.
Työmäärän mittaamisen osalta työryhmän tavoitteena on ollut selkeä objektiivinen mittaristo. Työmäärän kuvaamisen esitetään perustuvan keskeisesti saapuvien asioiden asianimikkeisiin. Asianimikkeen esitetään jaettavaksi sekä rikos- että siviiliasioissa kolmeen vaativuusluokkaan, joille kullekin määritellään oma painokerroin. Painokertoimien perustana olisivat asiaryhmittäiset työajan jakautumistiedot ja työryhmän arviot eri vaativuusluokkien suhteellisista työmääräeroista. Työmäärää kuvaavina tekijöinä esitetään huomioon otettavaksi myös pääkäsittelyn pitkä kesto ja asian käsittely tavanomaista laajemmassa kokoonpanossa. Lisäksi asioiden käsittely muualla kuin tuomioistuimen kansliapaikkakunnalla otettaisiin kuormittavuutta lisäävänä tekijänä huomioon.
Mittariston toimivuus tulee ennen varsinaista käyttöönottoa testata käytännössä. Testaus on mahdollista osittain toteuttaa jo keväällä 2010, kun tarvittavat tekniset muutokset on viety tilastointijärjestelmään. Työryhmällä on valmius arvioida mittariston toimivuutta ja mahdollisia kehittämistarpeita testauksen tulosten perusteella syksyllä 2010. Järjestelmän laajamittainen käyttö voisi alkaa arviolta vuonna 2011.
Tuomioistuinten välistä tietojen automaattista siirtoa muutoksenhakutilanteessa alemmalta tuomioistuimelta ylemmälle ei ole tällä hetkellä toteutettu. Asian ja asiakirjojen hallinnassa sähköisissä tietojärjestelmissä on huomattavia puutteita. Käytössä ei ole kattavasti asiakirjojen tallentamisen, käsittelyn, siirtämisen, asiakaspalvelun, arkistoinnin ja muiden toimintojen sähköisiä muotoja, joihin nykyinen tietotekniikka antaa mahdollisuuden.
Työryhmä ehdottaa, että luodaan rikos- ja riita-asioiden sähköiset käsittelyjärjestelmät, jotka ovat yhtenäiset käräjäoikeuksille, hovioikeuksille ja korkeimmalle oikeudelle sekä yhteensopivat oikeuslaitoksen muiden toimijoiden kanssa. Tuomioistuinten rikosasiain käsittelyjärjestelmän tulee olla yhteensopiva poliisiasiain tietojärjestelmän (VITJA) kanssa. Järjestelmien yhteyteen ehdotetaan perustettavaksi aineistopankki, josta käyttäjät saavat asian käsittelyssä tarvitsemansa aineiston käyttöönsä. Työryhmä ehdottaa lisäksi, että luodaan sähköinen arkistointijärjestelmä ja tilastointia varten luotavien järjestelmien tietoja hyödyntävä tietovarasto.
Asianhallinnan kehittämistä koskeva hankesuunnitelma on työryhmän mietinnön liitteenä. Hankesuunnitelman mukaan dokumentinhallinnan kehittäminen alkaisi vuonna 2010. Perusjärjestelmien uusiminen ajoittuisi vuodesta 2013 eteenpäin.
Työmäärän mittaamisen osalta työryhmän tavoitteena on ollut selkeä objektiivinen mittaristo. Työmäärän kuvaamisen esitetään perustuvan keskeisesti saapuvien asioiden asianimikkeisiin. Asianimikkeen esitetään jaettavaksi sekä rikos- että siviiliasioissa kolmeen vaativuusluokkaan, joille kullekin määritellään oma painokerroin. Painokertoimien perustana olisivat asiaryhmittäiset työajan jakautumistiedot ja työryhmän arviot eri vaativuusluokkien suhteellisista työmääräeroista. Työmäärää kuvaavina tekijöinä esitetään huomioon otettavaksi myös pääkäsittelyn pitkä kesto ja asian käsittely tavanomaista laajemmassa kokoonpanossa. Lisäksi asioiden käsittely muualla kuin tuomioistuimen kansliapaikkakunnalla otettaisiin kuormittavuutta lisäävänä tekijänä huomioon.
Mittariston toimivuus tulee ennen varsinaista käyttöönottoa testata käytännössä. Testaus on mahdollista osittain toteuttaa jo keväällä 2010, kun tarvittavat tekniset muutokset on viety tilastointijärjestelmään. Työryhmällä on valmius arvioida mittariston toimivuutta ja mahdollisia kehittämistarpeita testauksen tulosten perusteella syksyllä 2010. Järjestelmän laajamittainen käyttö voisi alkaa arviolta vuonna 2011.