Functional Classification Systems in Finnish Public-Sector Organisations
Packalén, Saara (2017)
Packalén, Saara
Tampere University Press
2017
Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media - Information Studies and Interactive Media
Viestintätieteiden tiedekunta - Faculty of Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Väitöspäivä
2017-08-18
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-0473-7
https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-0473-7
Tiivistelmä
Asiakirjoja laaditaan ja vastaanotetaan organisaatioissa niiden tehtävien hoitamisen yhteydessä. Julkishallinnon organisaatioiden toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat toimivat todisteena viranomaisen toiminnasta. Jotta asiakirjatieto on myöhemmin ymmärrettävissä ja käytettävissä, se liitetään tehtäväluokituksen avulla siihen tehtävään, jonka hoitamisen yhteydessä se on tuotettu, sekä muihin samaan asiaan liittyviin asiakirjoihin. Nykyisin tehtäväluokituksia käytetään laajasti asiakirjatiedon organisoinnissa kansainvälisesti.
Väitöskirjatutkimus kohdistuu tehtäväluokituksiin suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa, ja tutkimuksessa tehtäväluokituksia tarkastellaan pääasiassa asiakirjahallinnan ammattilaisten näkökulmasta. Artikkeliväitöskirja koostuu neljästä osajulkaisusta, jotka tarkastelevat aihetta eri näkökulmista. Ensimmäinen osajulkaisu keskittyi asiakirjahallinnan ammattilaisten näkemyksiin tehtäväluokituksista. Toinen osajulkaisu kohdistui tehtäväluokitusten ylläpidossa ja käytössä kohdattuihin ongelmiin ja niiden ratkaisuihin. Kolmas osajulkaisu käsitteli asiakirjahallinnan ammattilaisten näkemyksiä tehtäväluokituksen käytöstä ja käyttäjistä organisaatioissa. Neljännessä osajulkaisussa analysoitiin tehtäväluokituksissa käytettyä terminologiaa.
Väitöskirjatutkimus kuvaa ja analysoi tehtäväluokituksiin liittyvää problematiikka suomalaisessa julkishallinnon asiakirjahallintakontekstissa. Tutkimuksen laajempana viitekehyksenä toimii aihepiirin aiempi tutkimus ja kirjallisuus. Tutkimusaineisto koostui asiakirjahallinnan ammattilaisten haastatteluista (22 henkilöä), jotka työskentelivät kolmessa eri julkisen hallinnon organisaatiossa. Haastattelut toteutettiin keväällä 2013. Lisäksi tutkimusaineistona käytettiin näissä organisaatioissa haastatteluajankohtana käytössä olleita tehtäväluokituksia. Aineiston analyysissa käytettiin pääasiassa laadullisia menetelmiä. Tehtäväluokituksissa käytetyn terminologian analysoinnissa käytettiin myös määrällistä analyysimenetelmää.
Tutkimus tuo uutta tietoa tehtäväluokituksista suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa. Tutkimustulokset osoittavat, että tehtäväluokitus voidaan ymmärtää eri tavoin. Asiakirjahallinnan ammattilaisten ymmärrys tehtäväluokituksesta oli sidoksissa heidän työtehtäviinsä. Vastaavasti tehtäväluokituksen käyttöä organisaatiossa perusteltiin eri tavoin. Tehtäväluokituksen ylläpidossa ja käytössä tunnistetiin useita erilaisia haasteita, muun muassa tehtäväluokituksissa käytetty abstrakti terminologia. Tutkimustulokset osoittavat kuitenkin, että asiakirjahallinnan ammattilaisilla on keinoja edetä haasteellisissa tilanteissa. Tutkimus osoittaa tehtäväluokituksilla olevan myös muita käyttäjiä organisaatioissa. Tutkimustulosten perusteella tehtäväluokituksissa käytetty terminologia on vaihtelevaa ja monitulkintaista. Käytetty terminologia vaihteli eri organisaatioiden luokitusten välillä, ja selkeä logiikka, jota noudatettaisiin läpi koko yksittäisen luokituksen, puuttui.
Tutkimustulokset osoittavat tehtäväluokituksen käytössä olevan monia haasteita. Tulokset viittaavat siihen, että suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa käyttävien tehtäväluokitusten käytössä on ristiriitaisia tarpeita, sekä sen eri käyttökonteksteissa että eri käyttäjien välillä. Tehtäväluokitusten käytössä havaitut ongelmat vaativat kiinnittämään huomiota etenkin tehtäväluokituksissa käytettävään terminologiaan. Lisäksi tutkimustulokset osoittavat tarpeen kehittää vahva teoreettinen perusta tehtäväpohjaiselle asiakirjatiedon organisoinnille.
Väitöskirjatutkimus kohdistuu tehtäväluokituksiin suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa, ja tutkimuksessa tehtäväluokituksia tarkastellaan pääasiassa asiakirjahallinnan ammattilaisten näkökulmasta. Artikkeliväitöskirja koostuu neljästä osajulkaisusta, jotka tarkastelevat aihetta eri näkökulmista. Ensimmäinen osajulkaisu keskittyi asiakirjahallinnan ammattilaisten näkemyksiin tehtäväluokituksista. Toinen osajulkaisu kohdistui tehtäväluokitusten ylläpidossa ja käytössä kohdattuihin ongelmiin ja niiden ratkaisuihin. Kolmas osajulkaisu käsitteli asiakirjahallinnan ammattilaisten näkemyksiä tehtäväluokituksen käytöstä ja käyttäjistä organisaatioissa. Neljännessä osajulkaisussa analysoitiin tehtäväluokituksissa käytettyä terminologiaa.
Väitöskirjatutkimus kuvaa ja analysoi tehtäväluokituksiin liittyvää problematiikka suomalaisessa julkishallinnon asiakirjahallintakontekstissa. Tutkimuksen laajempana viitekehyksenä toimii aihepiirin aiempi tutkimus ja kirjallisuus. Tutkimusaineisto koostui asiakirjahallinnan ammattilaisten haastatteluista (22 henkilöä), jotka työskentelivät kolmessa eri julkisen hallinnon organisaatiossa. Haastattelut toteutettiin keväällä 2013. Lisäksi tutkimusaineistona käytettiin näissä organisaatioissa haastatteluajankohtana käytössä olleita tehtäväluokituksia. Aineiston analyysissa käytettiin pääasiassa laadullisia menetelmiä. Tehtäväluokituksissa käytetyn terminologian analysoinnissa käytettiin myös määrällistä analyysimenetelmää.
Tutkimus tuo uutta tietoa tehtäväluokituksista suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa. Tutkimustulokset osoittavat, että tehtäväluokitus voidaan ymmärtää eri tavoin. Asiakirjahallinnan ammattilaisten ymmärrys tehtäväluokituksesta oli sidoksissa heidän työtehtäviinsä. Vastaavasti tehtäväluokituksen käyttöä organisaatiossa perusteltiin eri tavoin. Tehtäväluokituksen ylläpidossa ja käytössä tunnistetiin useita erilaisia haasteita, muun muassa tehtäväluokituksissa käytetty abstrakti terminologia. Tutkimustulokset osoittavat kuitenkin, että asiakirjahallinnan ammattilaisilla on keinoja edetä haasteellisissa tilanteissa. Tutkimus osoittaa tehtäväluokituksilla olevan myös muita käyttäjiä organisaatioissa. Tutkimustulosten perusteella tehtäväluokituksissa käytetty terminologia on vaihtelevaa ja monitulkintaista. Käytetty terminologia vaihteli eri organisaatioiden luokitusten välillä, ja selkeä logiikka, jota noudatettaisiin läpi koko yksittäisen luokituksen, puuttui.
Tutkimustulokset osoittavat tehtäväluokituksen käytössä olevan monia haasteita. Tulokset viittaavat siihen, että suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa käyttävien tehtäväluokitusten käytössä on ristiriitaisia tarpeita, sekä sen eri käyttökonteksteissa että eri käyttäjien välillä. Tehtäväluokitusten käytössä havaitut ongelmat vaativat kiinnittämään huomiota etenkin tehtäväluokituksissa käytettävään terminologiaan. Lisäksi tutkimustulokset osoittavat tarpeen kehittää vahva teoreettinen perusta tehtäväpohjaiselle asiakirjatiedon organisoinnille.
Kokoelmat
- Väitöskirjat [4776]