Sihteereiden työn kehittämistyöryhmän muistio
opetus- ja kulttuuriministeriö
13.06.2005
Julkaisusarja:
Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2005:30This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:ISBN:952-485-022-2Tiivistelmä
Sihteereiden työn kehittämistyöryhmä asetettiin valmistelemaan ehdotukset, ottaen huomioon opetusministeriön uuden palkkausjärjestelmän tavoitteet, opetusministeriössä työskentelevien sihteereiden toimenkuvien, nimikkeiden sekä urasuunnittelun kehittämiseksi. Työryhmän tuli kartoittaa sihteerin tehtävissä toimivien kartoitushetken tilanne, toimenkuvat ja nimikkeet, sekä työstää ehdotuksensa tehdyn kartoituksen pohjalta. Kehittämistyöryhmän toimeksiannon ulkopuolelle rajattiin erityistehtävissä toimivat sihteerit.
Työryhmä teetti kartoituksen osana ammattikorkeakoulu Helian opinnäytetyötä, sekä kuuli työskentelyssään ammattikorkeakoulu Helian asiantuntijaa ja opetusministeriön esimiehiä. Kerätyn aineiston perusteella työryhmän johtopäätökset olivat, että sihteereiden rooli työyhteisössä on muuttumassa aktiivisen tiimijäsenen suuntaan ja sihteerit ovat osaltaan vaikuttamassa tapahtumassa olevaan muutokseen muun muassa kouluttautumalla. Työyhteisön tukea tarvitaan monien käytännön asioiden järjestelyissä.
Työryhmä esittää muistiossaan seuraavia nimikkeitä koskevia muutoksia: henkilösihteeri ja päällikön sihteeri (kansliapäällikön, ylijohtajien, erillisten toimintayksiköiden päälliköiden sekä yksikön päälliköiden sihteeri) nimike olisi työtehtävien painotuksen mukaan joko johdon sihteeri tai hallinnollinen avustaja.
Muistion luvussa 5, työryhmä esittää seuraavia toimenpiteitä:
- työnjako ja tehtävien sisällöt päivitetään
- vaativuusluokitukset ja nimikkeet tarkistetaan
- perehdyttämistä, tehtäväkiertoa ja työssäoppimista kehitetään
- sihteereiden yhteinen koulutustarve selvitetään
- sijaisuuksien vaatimat järjestelyt selkiytetään
- sihteereiden urasuunnittelua kehitetään koulutuksen, kokemuksen ja muun ammatillisen kehittymisen myötä
- tiedonkulkua ja sihteereiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia ministeriön toimintaprosessien ja työvälineiden suunnittelussa parannetaan
- sihteereiden verkostoitumista ja yhteishenkeä edistetään käynnistämällä sihteereiden omaehtoisesti toimiva sihteerifoorumi.
Työryhmä ehdottaa muistiossaan, että toimenpiteet käynnistetään syksyn 2005 aikana.
Työryhmä teetti kartoituksen osana ammattikorkeakoulu Helian opinnäytetyötä, sekä kuuli työskentelyssään ammattikorkeakoulu Helian asiantuntijaa ja opetusministeriön esimiehiä. Kerätyn aineiston perusteella työryhmän johtopäätökset olivat, että sihteereiden rooli työyhteisössä on muuttumassa aktiivisen tiimijäsenen suuntaan ja sihteerit ovat osaltaan vaikuttamassa tapahtumassa olevaan muutokseen muun muassa kouluttautumalla. Työyhteisön tukea tarvitaan monien käytännön asioiden järjestelyissä.
Työryhmä esittää muistiossaan seuraavia nimikkeitä koskevia muutoksia: henkilösihteeri ja päällikön sihteeri (kansliapäällikön, ylijohtajien, erillisten toimintayksiköiden päälliköiden sekä yksikön päälliköiden sihteeri) nimike olisi työtehtävien painotuksen mukaan joko johdon sihteeri tai hallinnollinen avustaja.
Muistion luvussa 5, työryhmä esittää seuraavia toimenpiteitä:
- työnjako ja tehtävien sisällöt päivitetään
- vaativuusluokitukset ja nimikkeet tarkistetaan
- perehdyttämistä, tehtäväkiertoa ja työssäoppimista kehitetään
- sihteereiden yhteinen koulutustarve selvitetään
- sijaisuuksien vaatimat järjestelyt selkiytetään
- sihteereiden urasuunnittelua kehitetään koulutuksen, kokemuksen ja muun ammatillisen kehittymisen myötä
- tiedonkulkua ja sihteereiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia ministeriön toimintaprosessien ja työvälineiden suunnittelussa parannetaan
- sihteereiden verkostoitumista ja yhteishenkeä edistetään käynnistämällä sihteereiden omaehtoisesti toimiva sihteerifoorumi.
Työryhmä ehdottaa muistiossaan, että toimenpiteet käynnistetään syksyn 2005 aikana.